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Les organisations surveillent et contrôlent les performances du personnel à l’aide d’une approche multiforme combinant diverses méthodes et outils. L'efficacité de ces méthodes dépend fortement de la culture de l'organisation, du secteur d'activité et des rôles spécifiques évalués. Généralement, cela implique ces étapes clés :
1. Définir des attentes et des objectifs clairs :
* Descriptions de poste : Rôles et responsabilités clairement définis, décrivant les indicateurs de performance clés (KPI) et les résultats attendus.
* Accords/objectifs de performance et résultats clés (OKR) : Des accords formels décrivant des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour une période définie. Les OKR sont de plus en plus populaires en raison de leur concentration sur les résultats.
* Communication régulière : Une communication ouverte et fréquente entre les managers et les employés garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les attentes.
2. Surveillance et commentaires continus :
* Enregistrements réguliers : Réunions fréquentes (hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle) pour discuter des progrès, relever les défis et fournir un soutien.
* Tableaux de bord des performances : Utiliser la technologie pour suivre les indicateurs clés et progresser vers les objectifs en temps réel. Cela peut inclure un logiciel de gestion de projet, des systèmes CRM de vente ou des tableaux de bord personnalisés.
* Commentaires à 360 degrés : Recueillir les commentaires des pairs, des subordonnés et des clients pour fournir une vue globale de la performance d'un employé.
* Observation et Coaching : Les managers observent directement les employés en action et fournissent des commentaires et des conseils en temps réel.
3. Évaluations formelles des performances :
* Évaluations régulières des performances : Examens programmés (généralement annuels ou semestriels) où les performances sont formellement évaluées par rapport à des critères prédéfinis.
* Plans d'amélioration des performances (PIP) : Plans formels élaborés lorsque les performances sont nettement inférieures aux attentes, décrivant les actions spécifiques à améliorer. Celles-ci sont généralement accompagnées d’un accompagnement et d’une formation.
* Auto-évaluations : Les employés évaluent leur propre performance, ce qui permet une auto-réflexion et l'identification des domaines à améliorer.
4. Utilisation des données et des analyses :
* Indicateurs clés de performance (KPI) : Suivi des mesures quantifiables pertinentes pour le poste et les objectifs organisationnels. Les exemples incluent les chiffres de ventes, les scores de satisfaction des clients, les taux d’achèvement des projets et les taux d’erreur.
* Analyse des données : Analyser les données de performance pour identifier les tendances, les domaines à améliorer et les problèmes potentiels.
* Systèmes de gestion des talents : Systèmes logiciels conçus pour suivre les performances, les compétences et les besoins de développement des employés.
5. Assurer la formation et le développement :
* Identifier les lacunes en matière de compétences : Utiliser les données de performance et les commentaires pour identifier les domaines dans lesquels les employés ont besoin d'une formation ou d'un développement supplémentaire.
* Fournir des ressources et des opportunités : Proposer des programmes de formation, des opportunités de mentorat et d'autres ressources pour aider les employés à améliorer leurs compétences et leurs performances.
6. Récompense et reconnaissance :
* Incitations basées sur les performances : Récompenser les employés les plus performants par des primes, des promotions ou d'autres incitations.
* Programmes de reconnaissance : Reconnaître et apprécier les contributions et les réalisations des employés.
7. Résoudre les problèmes de performances :
* Plans d'amélioration des performances (PIP) : Comme mentionné ci-dessus, ces mesures sont cruciales pour remédier à la sous-performance.
* Discipline progressive : Un processus d'escalade des mesures disciplinaires si les problèmes de performance persistent malgré les interventions. Cela peut inclure des avertissements verbaux, des avertissements écrits, une suspension et finalement un licenciement.
* Conseil et soutien : Offrir un soutien aux employés confrontés à des défis personnels ou professionnels pouvant avoir un impact sur leur performance.
Il est essentiel que les systèmes de gestion des performances soient équitables, transparents et cohérents. Ils doivent être conçus pour soutenir la croissance et le développement des employés, et pas seulement pour contrôler et punir. Un examen et une adaptation réguliers du système en fonction des commentaires et des besoins changeants de l’organisation sont également essentiels.
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