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Création d'un flux de travail dans SharePoint
Voici un guide complet sur la création de workflows dans SharePoint:
1. Choisissez votre type de workflow:
* CharePoint Designer Workflows: Ce sont des workflows classiques créés à l'aide de SharePoint Designer. Ils sont puissants et offrent beaucoup de flexibilité, mais nécessitent une connaissance de SharePoint Designer.
* alimentation automatise les workflows: Ce sont des workflows modernes construits sur la plate-forme Power Automate. Ils sont basés sur le cloud, offrent une interface conviviale et s'intègrent à une large gamme de services.
2. Accédez à l'interface de création de workflow:
* concepteur SharePoint: Ouvrez le concepteur SharePoint et sélectionnez l'onglet "Workflows". Cliquez sur "Créer" pour démarrer un nouveau workflow.
* Power Automate:
* de SharePoint: Accédez à la liste ou à la bibliothèque où vous souhaitez créer un workflow. Accédez à l'onglet "Automatiser" et cliquez sur "Power Automatiser".
* de Power Automate: Connectez-vous à Power Automatiser et sélectionnez "Créer" -> "Automated Cloud Flow".
3. Définissez le déclencheur et les actions du flux de travail:
* Trigger: C'est l'événement qui démarre le flux de travail. Les exemples incluent:
* Création d'articles: Lorsqu'un nouvel élément est ajouté à une liste.
* Mise à jour de l'élément: Lorsqu'un élément est modifié.
* Approbation de l'article: Lorsqu'un article a besoin d'approbation.
* temporisateur: Exécutez le workflow sur un calendrier.
* Actions: Ce sont les étapes que le flux de travail effectue après avoir été déclenchée. Les exemples incluent:
* Envoyer un e-mail: Envoyer des notifications aux utilisateurs.
* Élément de mise à jour: Modifier les champs d'articles.
* approuver / rejeter: Demander l'approbation d'un article.
* Démarrez un autre workflow: Déclencher un autre workflow.
* Action personnalisée: Effectuez des actions personnalisées à l'aide du code.
4. Configurer les paramètres de workflow:
* Autorisations: Définissez qui peut démarrer et gérer le flux de travail.
* Options de démarrage: Définissez comment le flux de travail doit être démarré (manuellement, automatiquement, etc.).
* étapes du flux de travail: Divisez le flux de travail en étapes d'une meilleure organisation.
* Processus d'approbation: Configurez le processus d'approbation si nécessaire.
5. Tester et déployer le workflow:
* Test: Testez soigneusement le flux de travail pour vous assurer qu'il fonctionne comme prévu.
* Déploiement: Publiez le workflow pour le rendre accessible aux utilisateurs.
Exemples de scénarios de flux de travail:
* Processus d'approbation du document: Route les documents à travers une chaîne d'approcheurs avant d'être finalisés.
* Système de demande de congé: Processez les demandes de congés, informez automatiquement les gestionnaires et mettez à jour les calendriers des employés.
* nouvel employé intégré: Automatiser les tâches comme attribuer des autorisations d'accès et envoyer des e-mails de bienvenue.
* Système de billetterie du service client: Suivez les problèmes des clients, affectez-les aux agents de support et mettez à jour le statut.
Conseils pour créer des flux de travail efficaces:
* Gardez les workflows concis et concentrés sur des tâches spécifiques.
* Utilisez des noms et des actions de workflow clairs et descriptifs.
* Documenter les étapes du workflow et le but pour une référence future.
* Testez soigneusement avant le déploiement pour éviter les erreurs.
Différences clés entre les concepteurs et l'alimentation automatise les workflows:
| Caractéristique | Designer SharePoint | Automate d'alimentation |
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| Interface | Designer visuel | Interface Web |
| Fonctionnalité | Chilaux de travail classiques avec une intégration limitée | Flux de travail modernes avec une intégration approfondie |
| Entretien | Nécessite des compétences techniques | Plus facile à maintenir et à mettre à jour |
| Évolutivité | Moins évolutif | Plus évolutif et flexible |
| Prix | Inclus dans SharePoint | Nécessite une licence d'automatise de puissance |
Choisir le bon outil de flux de travail:
* concepteur SharePoint: Choisissez si vous avez besoin de workflows robustes et personnalisables avec une intégration SharePoint profonde.
* Power Automate: Choisissez si vous avez besoin de workflows modernes et conviviaux avec intégration avec divers services et un environnement basé sur le cloud.
En comprenant le processus de création du flux de travail, en choisissant le bon outil et en suivant les meilleures pratiques, vous pouvez créer des workflows efficaces qui automatisent les processus, améliorent l'efficacité et rationalisent les opérations dans SharePoint.
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