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Si vous possédez ou gérez une entreprise , avoir un couple d'ordinateurs portables de rechange à portée de main peut être un gros avantage. Ces ordinateurs portables prêtés peuvent être utilisés pour des présentations , de la formation et de nombreuses autres fins , permettant aux travailleurs d' en faire plus chaque jour. Mais même s'il ya des avantages importants à prêter des ordinateurs portables , il ya des risques inhérents ainsi . Sans les procédures de vérification à droite , ces ordinateurs portables pourraient rapidement disparaître , ce qui coûte de l'entreprise des milliers de dollars et l'ouverture de l'entreprise à un risque de perte de données. Inventaire de votre matériel
Avant que vous pouvez concevoir une procédure d'achat du portable , jetez un inventaire complet de l'équipement de secours dont vous disposez. Cela vous aidera à garder une trace de tous les équipements disponibles, y compris les ordinateurs portables , ordinateurs de bureau , des projecteurs et moniteurs. Cet inventaire peut être enregistré sur un tableur ou une base de données , et il devrait inclure des informations telles que le modèle de l'ordinateur portable , le numéro de série et le numéro de pièce . Lors de l'enregistrement de l'inventaire fini au réseau , assurez-vous que seuls les employés sélectionnés ont accès. Il est important de prévenir les modifications non autorisées de ces données recueillies avec soin .
Créer un formulaire Commander
Après vous savez combien d' ordinateurs portables de votre entreprise possède et combien sont disponibles à prête , la prochaine étape est de créer un ordinateur portable les utilisateurs de formulaire de commande peuvent remplir quand ils ont besoin d'un ordinateur portable loaner . Le formulaire doit exiger autant d'informations détaillées que possible , mais au moins il sera nécessaire d'inclure le nom de la personne de vérifier l'ordinateur portable, combien de temps l'ordinateur portable sera nécessaire , la date de retour prévue et la raison pour laquelle l'ordinateur portable est nécessaire. La forme de caisse d'ordinateur portable devrait également inclure une ligne pour la personne qui demande l'ordinateur portable de signer.
Garder une trace des formes
copies papier de l'ordinateur portable caisse formulaire doit être conservé dans les dossiers de l'entreprise. En outre, les formulaires doivent être numérisés et enregistrés dans le même dossier qui contient l'inventaire des ordinateurs portables et d'autres équipements . Chaque fois qu'un ordinateur portable est extrait, la base de données master ou un tableur devraient être mis à jour avec le nom de la personne qui a emprunté l'ordinateur portable. Lorsque le portable est retourné la base de données ou un tableur devraient être mises à jour à nouveau pour refléter le fait qu'il est de retour dans l'inventaire et disponible pour utilisation.
Créer un point de contact unique
Pour rendre la procédure d'achat ordinateur portable aussi lisse et facile que possible , désigner un point de contact unique . Utiliser plus d'une personne pour vérifier les ordinateurs portables et de sortie peuvent être source de confusion , et il est facile de perdre la trace des ordinateurs portables sont extraits et ceux qui sont disponibles pour l'utilisation.
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