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La conservation des fichiers fait référence aux politiques et procédures qu'une organisation ou un individu utilise pour gérer le stockage et l'élimination des fichiers numériques et physiques. Il définit la durée pendant laquelle les différents types de fichiers sont conservés avant d'être supprimés ou archivés. Ceci est crucial pour :
* Conformité : De nombreux secteurs (finance, santé, droit) ont des exigences légales ou réglementaires dictant la durée de conservation de types spécifiques de données. Le non-respect peut entraîner des amendes importantes et des répercussions juridiques.
* Découverte juridique : En cas de litige, disposer d'une politique claire de conservation des fichiers aide les organisations à localiser rapidement les documents pertinents et à démontrer leur conformité aux demandes de découverte légale.
* Efficacité opérationnelle : Une politique bien définie permet de réduire les coûts de stockage et simplifie la gestion des données en supprimant les données inutiles.
* Sécurité des données : En éliminant les données obsolètes ou non pertinentes, les organisations réduisent leur surface d'attaque et le risque de violation de données.
* Auditabilité : Une politique de conservation documentée fournit une piste d'audit claire, montrant comment les données ont été traitées tout au long de leur cycle de vie.
Essentiellement, la conservation des fichiers consiste à trouver un équilibre entre la conservation des données nécessaires aussi longtemps que nécessaire et la suppression en toute sécurité des données qui ne sont plus nécessaires. Il s'agit d'un élément essentiel d'un programme plus large de gestion des documents.
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