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La gestion des documents et la gestion de l'information sont deux concepts étroitement liés, mais ils présentent des différences importantes.
Gestion des enregistrements est le processus de gestion de la création, du stockage, de la récupération et de la destruction des enregistrements. Les enregistrements sont des documents ou autres éléments contenant des informations sur les activités d'une organisation. Ils peuvent être sous n’importe quel format, notamment papier, électronique ou audiovisuel.
Gestion des informations est le processus de gestion de la création, du stockage, de la récupération et de l'utilisation des informations. Les informations sont toutes les données significatives pour une organisation. Il peut s'agir de n'importe quel format, notamment du texte, des chiffres, des images ou des vidéos.
La principale différence entre la gestion des documents et la gestion de l'information réside dans le fait que la gestion des documents se concentre sur la gestion des documents, tandis que la gestion de l'information se concentre sur la gestion de toutes les informations, quel que soit leur format ou leur origine.
La gestion des documents concerne également davantage les exigences légales et réglementaires qui régissent la gestion des documents. Par exemple, de nombreuses organisations sont tenues de conserver certains enregistrements pendant une période de temps spécifique. Les systèmes de gestion des enregistrements aident les organisations à se conformer à ces exigences.
La gestion de l’information, en revanche, concerne davantage l’utilisation efficace et efficiente de l’information. Les systèmes de gestion de l'information aident les organisations à trouver et à utiliser les informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
Voici un tableau résumant les principales différences entre la gestion des dossiers et la gestion de l’information :
| Fonctionnalité | Gestion des dossiers | Gestion de l'information |
|---|---|---|
| Mise au point | Gestion des dossiers | Gestion de toutes les informations |
| Exigences légales | Plus préoccupé par les exigences légales et réglementaires | Moins préoccupé par les exigences légales et réglementaires |
| Utilisation des informations | Moins axé sur l'utilisation de l'information | Plus axé sur l'utilisation efficace et efficiente de l'information |
En conclusion, la gestion des dossiers et la gestion de l’information sont deux fonctions importantes pour toute organisation. La gestion des dossiers aide les organisations à se conformer aux exigences légales et réglementaires, tandis que la gestion des informations aide les organisations à utiliser leurs informations de manière efficace et efficiente.
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