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De nombreux documents sont utilisés pour traiter les ventes, selon la complexité de la vente et le secteur d'activité. En voici quelques-uns :
Pré-vente :
* Commande client/Devis : Un document décrivant les biens ou services offerts, les quantités, les prix et les conditions de livraison. Il s'agit souvent d'une proposition envoyée au client avant la finalisation de la vente.
* Bon de commande (PO) : Du point de vue du client, cela confirme son intention d'acheter les biens ou services tels que décrits dans la commande client ou l'offre. Crucial pour suivre et exécuter la commande.
* Contrat (pour les ventes importantes ou complexes) : Un accord juridiquement contraignant qui détaille tous les aspects de la vente, y compris les conditions de paiement, les garanties et les responsabilités.
Pendant la vente :
* Facture : Facture envoyée au client après la vente, détaillant les biens ou services fournis, les prix, les taxes et les modalités de paiement.
* Bon de livraison/Bon de livraison : Accompagne l'envoi et répertorie le contenu du colis, vérifiant ce qui a été envoyé.
* Connaissement : Document délivré par un transporteur pour accuser réception d'une marchandise à expédier. Principalement utilisé dans le transport de marchandises.
* Reçu : Preuve de paiement reçue par le vendeur.
Après-vente :
* Note de crédit/Note de débit : Utilisé pour ajuster une facture, généralement pour corriger des erreurs ou traiter des retours. Une note de crédit réduit le montant dû, tandis qu'une note de débit l'augmente.
* Relevé de compte : Un résumé de toutes les transactions entre l’acheteur et le vendeur sur une période spécifique.
* Rapport de ventes : Document interne résumant les performances commerciales sur une période donnée. Cela pourrait suivre les revenus, les quantités vendues, etc.
Les documents spécifiques utilisés varient selon la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et la complexité de la transaction de vente. Par exemple, une petite entreprise peut utiliser uniquement des factures et des reçus, tandis qu'une grande entreprise peut utiliser un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) sophistiqué générant automatiquement bon nombre de ces documents.
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