|
Les ensembles de documents dans SharePoint 2010 n'étaient pas nécessairement *préférés* aux bibliothèques dans toutes les situations, mais ils offraient des avantages dans des scénarios spécifiques où la gestion de groupes de documents associés était cruciale. Ils ne remplaçaient pas les bibliothèques de documents, mais constituaient une fonctionnalité supplémentaire. Voici pourquoi ils ont été utiles dans certains contextes :
* Regroupement des documents associés : Les ensembles de documents vous permettaient de regrouper plusieurs documents (et potentiellement d'autres éléments tels que des images ou des feuilles de calcul) ensemble en une seule unité logique. Cela s'est avéré particulièrement utile pour les projets, les contrats ou autres flux de travail complexes dans lesquels plusieurs fichiers appartenaient ensemble et devaient être gérés comme un ensemble. En revanche, une bibliothèque de documents traite chaque fichier individuellement.
* Métadonnées et gestion des versions au niveau de l'ensemble : Vous pouvez appliquer des métadonnées et gérer le versionnage au niveau de l'*ensemble de documents*, et pas seulement au niveau du document individuel. Cela fournit une vue plus globale du cycle de vie du projet ou du contrat. Les modifications apportées à l'ensemble de l'ensemble pourraient être suivies, ce qui est difficile à gérer de manière exhaustive dans une bibliothèque de documents standard.
* Gestion améliorée du flux de travail : Les ensembles de documents pourraient mieux s'intégrer aux flux de travail SharePoint. Vous pouvez concevoir des flux de travail qui agissent sur l'ensemble des documents (par exemple, un processus d'approbation pour tous les documents d'un ensemble de contrats) au lieu de devoir créer des flux de travail distincts pour chaque document individuel.
* Organisation et navigation du contenu : Pour les projets complexes comportant de nombreux documents, les ensembles de documents constituaient un moyen d'organiser et de parcourir le contenu plus efficacement que les structures de bibliothèques de documents plates. Ils ont aidé les utilisateurs à trouver plus facilement ce dont ils avaient besoin.
Cependant, les ensembles de documents présentaient également des inconvénients :
* Complexité : La configuration et la gestion d'ensembles de documents peuvent s'avérer plus complexes que l'utilisation de bibliothèques de documents standard, en particulier pour les utilisateurs peu familiers avec les fonctionnalités avancées de SharePoint.
* Performances : Dans les déploiements à grande échelle comprenant de nombreux ensembles de documents, les performances peuvent poser problème.
* Fonctionnalités limitées par rapport aux bibliothèques : Les bibliothèques de documents offraient davantage de fonctionnalités intégrées et de flexibilité dans certains domaines.
Essentiellement, le choix entre une bibliothèque de documents et un ensemble de documents dans SharePoint 2010 dépendait des besoins spécifiques du projet ou du flux de travail. Si vous deviez gérer des groupes de documents associés avec des exigences complexes en matière de gestion des versions et de flux de travail, les ensembles de documents s'avéraient utiles. Si vous aviez besoin d'une solution plus simple pour gérer des fichiers individuels, une bibliothèque de documents était généralement suffisante. De nombreux utilisateurs ont estimé qu’une combinaison des deux était l’approche la plus efficace.
|
