Comment baliser des documents dans Microsoft SharePoint ?

1. Utilisation des colonnes de métadonnées : C'est la méthode la plus courante et la plus recommandée. SharePoint vous permet de créer des colonnes de métadonnées personnalisées (souvent appelées colonnes « métadonnées gérées ») qui agissent comme des systèmes de balisage.

* Création de la colonne de métadonnées : Accédez aux paramètres de la bibliothèque SharePoint, recherchez « Colonnes » et cliquez sur « Ajouter une nouvelle colonne ». Choisissez « Métadonnées gérées » comme type de colonne. Vous devrez spécifier un ensemble de termes (un groupe prédéfini de termes) ou en créer un nouveau. Cet ensemble de termes contiendra vos balises.

* Ajout de balises aux documents : Lorsque vous téléchargez ou modifiez un document, vous verrez la colonne de métadonnées que vous avez créée. Vous pouvez saisir des balises (si l'ensemble de termes autorise la saisie de texte libre) ou sélectionner des balises existantes dans un menu déroulant.

2. Utilisation de la colonne Mots clés : Une approche plus simple, mais moins contrôlée que les métadonnées gérées.

* Ajout d'une colonne de mots clés : Semblable à l'ajout d'une colonne de métadonnées gérées, vous pouvez ajouter une colonne « Mot clé » à votre bibliothèque.

* Ajout de mots clés : Les utilisateurs peuvent saisir des mots-clés directement dans cette colonne, séparés par des points-virgules ou des virgules, selon vos paramètres. Cette méthode offre moins de cohérence et de contrôle sur le vocabulaire que les métadonnées gérées.

3. Utilisation de l'architecture de l'information (pour un balisage à plus grande échelle) : Pour les organisations au niveau de l'entreprise, l'architecture des informations de SharePoint joue un rôle important. Cela implique de planifier stratégiquement vos ensembles de termes (pour les métadonnées gérées). Réfléchissez bien aux besoins de votre organisation et à la manière dont vous classerez les documents dans plusieurs bibliothèques et sites. Des ensembles de termes bien planifiés améliorent la capacité de recherche et la cohérence.

4. Utilisation d'applications tierces : De nombreuses applications tierces améliorent les capacités de balisage de SharePoint, en ajoutant souvent des fonctionnalités telles que le balisage automatique basé sur l'analyse de contenu, des interfaces utilisateur améliorées ou l'intégration avec d'autres systèmes.

Rechercher et utiliser des balises :

Une fois les balises appliquées, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche de SharePoint pour rechercher des documents basés sur ces balises. La recherche d'une balise spécifique renverra tous les documents balisés avec ce terme.

Quelle méthode est la meilleure ?

* Métadonnées gérées : Généralement recommandé pour sa cohérence, son contrôle et sa facilité de recherche améliorée. C'est mieux pour les grandes organisations ou les projets nécessitant un balisage structuré.

* Mots clés : Convient aux scénarios plus simples où un balisage moins structuré est acceptable. C'est rapide à mettre en œuvre mais peut conduire à des incohérences dans le temps.

Avant de commencer le balisage, il est conseillé de planifier votre stratégie de balisage, en particulier si vous utilisez des métadonnées gérées. Définir une terminologie claire et cohérente garantit que vos documents sont facilement consultables et organisés. N'oubliez pas de consulter votre administrateur SharePoint si vous rencontrez des difficultés ou si vous avez besoin d'aide pour configurer les colonnes de métadonnées et les ensembles de termes.