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Les documents informels servent à plusieurs fins, remplissant souvent les lacunes laissées par la documentation formelle. Voici quelques raisons clés pour lesquelles ils sont utilisés:
1. Communication rapide et collaboration:
* Partage d'informations rapide: Ils permettent une communication rapide et efficace des idées, des mises à jour et des informations.
* faciliter le brainstorming et les discussions: Des documents informels peuvent être utilisés comme un outil pour brainter, rassembler des commentaires et favoriser des discussions collaboratives.
* répondant aux besoins immédiats: Ils peuvent être utilisés pour résoudre rapidement des problèmes urgents ou des demandes spécifiques.
2. Améliorer la communication et la compréhension:
* Clarification des sujets complexes: Les documents informels peuvent fournir une explication plus détaillée ou nuancée d'un sujet qu'un document formel ne pourrait le permettre.
* Bâtiment des relations et des relations: Ils aident à créer un ton plus décontracté et personnel dans la communication, favorisant des connexions plus fortes.
* démontrant la transparence et l'ouverture: Des documents informels peuvent montrer la volonté de partager des informations et de s'engager dans un dialogue ouvert.
3. Soutenir la documentation formelle:
* Fournir des informations à l'appui: Ils peuvent compléter les documents formels en fournissant des détails supplémentaires, des exemples ou des preuves.
* Rédaction et révision des documents formels: Des documents informels peuvent être utilisés comme point de départ pour l'écriture formelle, permettant l'expérimentation et le développement itératif.
* faciliter la prise de décision: Ils peuvent être utilisés pour recueillir des commentaires et des commentaires avant de prendre une décision formelle.
Exemples de documents informels:
* E-mails
* SMS
* Notes
* Tableaux blancs
* Croquis
* Projets manuscrits
* Procès-verbal de la réunion (informel)
* Propositions de projet (informel)
Caractéristiques clés des documents informels:
* moins structuré et formel: Ils manquent souvent de format ou de style spécifique.
* plus personnel et conversationnel: Ils utilisent un ton plus détendu et accessible.
* axé sur la communication et la collaboration: Ils priorisent la clarté et la facilité de compréhension.
* peut ne pas être archivé ou conservé: Ils sont souvent temporaires et utilisés à court terme.
Il est important de se rappeler que si les documents informels peuvent être utiles, ils ne sont pas toujours appropriés. Dans certaines situations, une documentation formelle peut être requise à des fins juridiques, réglementaires ou de tenue de dossiers.
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