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Un document externe est tout document créé ou utilisé en dehors des systèmes et processus internes d'une organisation ou d'une personne.
Voici une ventilation:
Caractéristiques clés:
* créé en dehors de l'organisation: Cela signifie que le document provient d'une source externe, comme un client, un fournisseur, une agence gouvernementale ou un concurrent.
* Utilisé pour la communication avec les parties externes: Ces documents sont utilisés pour interagir avec des individus ou des organisations en dehors de l'organisation elle-même.
* Exemples:
* Contrats: Accords entre deux ou plusieurs parties.
* factures: Factures de biens ou de services fournis.
* lettres de crédit: Instruments financiers utilisés dans le commerce international.
* Press Feld: Annonces officielles aux médias.
* Matériel marketing: Brochures, dépliants, contenu du site Web.
* Formulaires de rétroaction des clients: Enquêtes ou questionnaires utilisés pour recueillir des opinions.
* Rapports financiers: Documents qui divulguent la performance financière d'une organisation.
* Documents juridiques: Contrats, licences, brevets, etc.
Importance des documents externes:
* Transactions commerciales: Les documents externes sont essentiels pour mener des affaires, en particulier dans des domaines comme les ventes, les achats et les questions juridiques.
* Communication et collaboration: Ils aident les organisations à communiquer avec les parties prenantes externes et à établir des relations.
* Conformité et exigences légales: Certains documents externes sont mandatés par la loi ou les réglementations, assurant la transparence et la responsabilité.
distinguer les documents externes des documents internes:
* Documents internes: Documents utilisés uniquement au sein d'une organisation, tels que des mémos, des e-mails, des rapports internes et des plans de projet.
Essentiellement, les documents externes agissent comme des ponts entre une organisation et le monde extérieur, facilitant la communication, les transactions et diverses activités commerciales.
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