Quels sont les documents nécessaires pour tenir une réunion formelle ?

1. Ordre du jour de la réunion :

- Préparer un ordre du jour détaillé décrivant les sujets qui seront discutés lors de la réunion. Répertoriez les points de l’ordre du jour dans un ordre logique, allouez du temps approprié pour chaque point et précisez les objectifs spécifiques ou les résultats attendus.

2. Procès-verbal de la réunion :

- Les procès-verbaux des réunions précédentes doivent être distribués à tous les participants avant la réunion à venir. Cela permet aux participants de revoir les discussions, décisions et actions précédentes, garantissant ainsi la continuité.

3. Avis de réunion ou invitation :

- Envoyez des avis de réunion ou des invitations longtemps à l'avance, en précisant la date, l'heure, le lieu et toute information logistique pertinente. Incluez l’ordre du jour de la réunion que les participants doivent préparer.

4. Documents justificatifs :

- Rassembler tous les documents pertinents aux sujets à l'ordre du jour. Ceux-ci peuvent inclure des rapports, des propositions, des présentations, des états financiers ou d'autres informations pertinentes. Partagez ces documents avec les participants avant la réunion.

5. Liste des participants :

- Créez une liste de participants invités et distribuez-la avec l'invitation à la réunion. Incluez toutes les excuses reçues de ceux qui n’ont pas pu assister.

6. Procès-verbal de la réunion :

- Durant la réunion, désignez quelqu'un pour rédiger un procès-verbal précis. Le procès-verbal doit inclure la date, l'heure, le lieu, les participants présents, un résumé des discussions pour chaque point de l'ordre du jour, les décisions prises et les mesures à prendre assignées.

7. Liste des éléments d'action :

- Compiler une liste des actions assignées lors de la réunion, en précisant clairement qui est responsable de chaque tâche et les dates d'échéance. Distribuez la liste des mesures à prendre à tous les participants.

8. Communication de suivi :

- Envoyez un résumé de la réunion ou un e-mail de suivi à tous les participants peu de temps après la réunion. Cet e-mail peut inclure les points forts des discussions, les décisions clés et la liste des actions à entreprendre.

9. Toute politique ou procédure pertinente :

- Si la réunion implique des discussions liées aux politiques, procédures ou lignes directrices de l'organisation, ayez les documents respectifs à disposition pour référence pendant la réunion.

10. Formulaires de procuration :

- Si des participants participent au nom d'autres personnes (agissant en tant que mandataires), préparez des formulaires de procuration qu'ils devront signer.

11. Matériel de vote (le cas échéant) :

- Si le vote a lieu pendant la réunion, assurez-vous d'avoir le matériel nécessaire tel que des bulletins de vote ou des bulletins de vote, notamment pour les résolutions formelles ou les élections.

12. Équipement audiovisuel :

- Si la réunion implique des présentations ou une vidéoconférence, assurez-vous que tout l'équipement nécessaire est organisé et testé au préalable.

13. Accords de sécurité et de confidentialité (si nécessaire) :

- Si la réunion est ouverte, demandez aux participants de signer des accords de non-divulgation (NDA) ou des accords de confidentialité pour protéger les données sensibles.

14. Feuilles de présence :

- Disposer de feuilles de présence pour que les participants puissent signer ou scanner leurs badges à leur arrivée afin de suivre la participation aux réunions.

15. Formulaires de commentaires (facultatif) :

- Distribuez des formulaires de commentaires pour recueillir les commentaires des participants après la réunion. Ces commentaires peuvent aider à améliorer les réunions futures.

N'oubliez pas de conserver ces documents en toute sécurité, tant sous forme électronique que physique, et de suivre les directives et politiques de votre organisation concernant la documentation des réunions.