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? Vous pouvez créer des listes de diffusion et des étiquettes directement dans Microsoft Word. Mais parfois, vous pouvez déjà avoir une liste de diffusion existante dans Excel. Plutôt que de recopier les informations , vous pouvez lier Microsoft Word pour le document Excel et utiliser la fonction de publipostage pour créer des étiquettes de publipostage . La fusion à partir d'Excel à Word est facile, mais vous devez suivre plusieurs étapes dans le processus. Instructions
Préparer la liste de diffusion
1 Ouvrez une nouvelle feuille de calcul et l'utilisation de la première ligne pour créer des en-têtes de colonnes dans le haut du document. Nommez la cellule en haut de chaque colonne pour correspondre aux champs d'adresse sur les étiquettes , par exemple : . «Prénom », « Nom de famille », et ainsi de suite
2 départ dans la première cellule la deuxième rangée et entrer les données qui correspondent à l'en-tête de la cellule. Par exemple, entrez le prénom du destinataire dans la ligne sous le "Prénom" étiquette. Continuez jusqu'à ce que vous ayez entré toutes vos destinataires de messagerie et enregistrer votre document.
3 mettre en évidence toutes les données dans la liste de diffusion . Cliquez une fois sur la première cellule au début de la première ligne de votre liste d'adresses. Faites défiler jusqu'à la dernière cellule, sur la dernière ligne de votre liste d'adresses , maintenez la touche "shift" et cliquez une fois sur la dernière cellule.
4 Cliquez sur l'onglet "Formules" , sélectionnez le " définir des noms " groupe et cliquez sur " Définir un nom. " Tapez un nom pour votre liste et cliquez sur "OK".
5 Sauvegardez et fermez le document Excel.
Préparer le label document
6 Lancement Microsoft Word pour ouvrir un nouveau document.
7 Cliquez sur l'onglet " Publipostage " et sélectionnez le bouton «Démarrer Publipostage" groupe . Puis cliquez sur "Démarrer Mail Merge » et sélectionnez « Étiquettes ». Dans Word 2010, sélectionnez "Démarrer Publipostage" dans l'onglet " Publipostage " et sélectionnez " étiquettes ".
8 Sélectionnez le type d'imprimante , le fournisseur de l'étiquette et le type d'étiquettes. Par exemple, si vous utilisez une imprimante à jet d'encre pour imprimer Avery 15160 étiquettes d'adresses , sélectionnez "Imprimantes de page », suivi par « Avery » de la « vendeurs d'étiquetage " liste déroulante, puis faites défiler vers le bas et cliquez sur le numéro exact du produit .
9 Cliquez sur " OK" pour avoir le mot créer un document étiquette vierge.
référence les étiquettes pour le document Excel
10 Cliquez sur le bouton Microsoft Office dans le coin supérieur gauche de l'écran Microsoft Word. Dans Word 2010 , cliquez sur "Fichier" et sélectionner "Options".
11 Sélectionnez "Avancé" et défiler à la section "Général". Mettez une coche dans la case " Confirmer Format de fichier Conversion sur Open" et cliquez sur "OK".
12 Cliquez sur l'onglet " Publipostage " et sélectionnez le bouton «Démarrer Publipostage" groupe . Puis cliquez sur " Sélectionner les destinataires ". Dans Word 2010, cliquez sur l'onglet " Publipostage " et cliquez sur " Sélectionner les destinataires ".
13 Sélectionnez " Utiliser la liste existante " dans la liste des options. Accédez à l'emplacement du fichier Excel , puis double- cliquez sur le fichier .
14 surbrillance le nom de la liste de diffusion et cliquez sur " OK". Si vous êtes invité , sélectionnez "MS feuilles de calcul Excel via un DDE (*. Xls) " et cliquez sur "OK". Toutes les étiquettes , sauf le premier , doit maintenant dire << Document suivant >> .
Format et Fusionner les étiquettes
15 placez votre curseur dans le premier champ de l'étiquette . Allez à l'onglet " Publipostage " et cliquez sur la flèche à côté de " Insérer un champ de fusion . " Ajoutez chaque champ d'adresse de la première étiquette avec le bon formatage . Par exemple:
« prenom » « nom_famille » Blog « adresse » Blog « ville », « État » « zip » Blog
16 Cliquez sur le bouton " Mettre à jour les étiquettes» , à droite de la "Insérer les champs de fusion " drop -down , pour copier les champs d'adresse au reste du modèle d'étiquette .
17 Cliquez sur « Aperçu des résultats " pour afficher vos étiquettes.
18 Enregistrez votre modèle d'étiquette. Puis cliquez sur "Terminer et fusionner . " Sélectionnez " Modifier des documents individuels », « All», puis cliquez sur "OK".
19 enregistrer et imprimer vos nouvelles étiquettes.
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