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Il n'y a pas un seul compte « Office Exp » dans Tally ERP9. La façon dont vous enregistrez les dépenses de bureau dépend du *type* de dépense. Tally utilise un plan comptable pour catégoriser les transactions, vous devez donc vous assurer que vous avez préalablement configuré les comptes appropriés.
Voici un aperçu de la façon d'enregistrer les dépenses de bureau courantes dans Tally ERP9 :
1. Configuration de comptes (si ce n'est déjà fait) :
Avant d'enregistrer des transactions, vous avez besoin des comptes concernés dans votre plan comptable. Allez à :
* Passerelle de Tally> Informations sur les comptes> Créer
Créez des comptes pour chaque type de dépenses de bureau, par exemple :
* Location de bureaux : (Compte de dépenses)
* Papeterie de bureau : (Compte de dépenses)
* Frais d'électricité : (Compte de dépenses)
* Frais de téléphone : (Compte de dépenses)
* Dépenses Internet : (Compte de dépenses)
* Frais de port et messagerie : (Compte de dépenses)
* Réparations et entretien : (Compte de dépenses - pour le matériel de bureau)
* Nettoyage et assainissement : (Compte de dépenses)
* Dépenses sociales du personnel : (Compte de dépenses - s'il n'est pas suivi séparément sous les salaires)
N'oubliez pas de catégoriser correctement ces comptes comme comptes de « Dépenses ».
2. Enregistrement des dépenses de bureau :
Une fois vos comptes créés, vous pouvez enregistrer les transactions. Le processus est similaire pour tous les types de dépenses, il suffit de changer le compte utilisé :
* Passerelle de Tally> Bons> F5 : Paiement (Pour les paiements en espèces ou par chèque)
* Portail de décompte> Bons> F6 :Reçu (Si vous payez par carte de crédit et souhaitez suivre les dépenses par carte de crédit séparément)
* Portail de Tally> Bons> F8 :Journal (Pour les ajustements ou les entrées où vous ne payez pas directement quelqu'un)
Disons que vous payez un loyer de bureau :
1. Date : Saisissez la date de la transaction.
2. Nom de la climatisation du groupe : Entrez le nom du propriétaire ou de l'entreprise à laquelle vous payez le loyer. S'il s'agit d'un nouveau groupe, vous pouvez le créer directement depuis cet écran.
3. Nom du compte : Sélectionnez « Office Rent » (ou le compte que vous avez créé pour la location).
4. Montant : Saisissez le montant du loyer.
5. Narration : Ajoutez une brève description, par exemple « Loyer du bureau pour le mois d'octobre 2023 ».
6. Appuyez sur Entrée : Cela enregistrera l'entrée.
Exemple pour d'autres dépenses :
* Papeterie : Utilisez le compte « Office Stationery ». La climatisation de la fête pourrait être le nom de la papeterie.
* Électricité : Utilisez le compte « Charges d'électricité ». La partie A/c serait le fournisseur d'électricité.
Considérations importantes :
* Implications fiscales : Si des taxes (comme la TPS/TVA) sont applicables à ces dépenses, vous devrez configurer Tally pour les gérer de manière appropriée. Vous aurez peut-être besoin de comptes supplémentaires pour les taxes en entrée/sortie.
* Centres de coûts : Si vous souhaitez suivre les dépenses par département ou projet, vous devez configurer les centres de coûts dans Tally.
* Dépenses multiples dans un seul bon : Vous pouvez ajouter plusieurs dépenses dans un seul bon si elles sont liées et payées à la même partie en même temps.
N'oubliez pas de consulter votre comptable ou la documentation d'aide de Tally ERP9 pour des instructions détaillées et des fonctionnalités avancées. Ce qui précède est un guide de base pour vous aider à démarrer.
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