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L'utilisation du publipostage avec Word et Excel implique de combiner les données d'une feuille de calcul Excel avec un document Word pour créer des lettres, des e-mails ou d'autres types de documents personnalisés. Voici les étapes pour effectuer un publipostage dans Microsoft Word à l'aide d'une source de données Excel :
Étape 1 :Préparez la source de données Excel :
1. Ouvrez le fichier Excel contenant les données que vous souhaitez utiliser pour le publipostage.
2. Assurez-vous que les données sont organisées sous forme de tableau, chaque ligne représentant un seul destinataire.
3. Chaque colonne du tableau doit contenir une information spécifique, telle que le nom, l'adresse, la ville, l'état, l'e-mail, etc.
4. Enregistrez le fichier Excel.
Étape 2 :Créer le document Word :
1. Ouvrez Microsoft Word.
2. Cliquez sur l'onglet "Mailings" dans le ruban.
3. Dans le groupe « Démarrer le publipostage », sélectionnez « Démarrer le publipostage », puis choisissez « Lettres ».
Étape 3 :Sélectionnez les destinataires :
1. Cliquez sur le bouton « Sélectionner les destinataires » dans le groupe « Démarrer le publipostage ».
2. Sélectionnez « Utiliser la liste existante ».
3. Accédez à l'emplacement de votre fichier source de données Excel et sélectionnez-le.
4. Cliquez sur le bouton "Ouvrir".
Étape 4 :Insérer des champs de fusion :
1. Placez le curseur dans le document Word où vous souhaitez insérer les données de la feuille de calcul Excel.
2. Cliquez sur le bouton "Insérer un champ de fusion" dans le groupe "Écrire et insérer des champs".
3. Sélectionnez le champ de fusion qui correspond aux données que vous souhaitez insérer (ex. :Prénom, Nom, Ville, etc.).
4. Répétez cette étape pour chaque champ de données que vous souhaitez inclure dans le document.
Étape 5 : Aperçu et fusion :
1. Pour prévisualiser l'apparence du document fusionné, cliquez sur le bouton « Aperçu des résultats » dans le groupe « Aperçu des résultats ».
2. Vous pouvez parcourir les documents fusionnés à l'aide des boutons fléchés.
3. Lorsque vous êtes satisfait de l'aperçu, cliquez sur le bouton "Terminer et fusionner".
4. Sélectionnez « Fusionner avec un nouveau document » pour créer un nouveau document avec les données fusionnées, ou choisissez « Fusionner avec un document existant » pour fusionner les données dans un document existant.
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement effectuer un publipostage dans Microsoft Word à l'aide des données d'une feuille de calcul Excel, vous permettant ainsi de créer efficacement des documents personnalisés.
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