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? Microsoft Excel, le tableur offert avec toutes les versions de Microsoft Office , peut également aider les utilisateurs à créer des bases de données. Excel rend cette tâche possible en fournissant des fonctions pour définir les tables de base de données , les remplir avec des lignes de données , la récupération de données et de le modifier si nécessaire. N'importe qui peut utiliser ces opérations pour construire et travailler efficacement avec les bases de données dans Excel. Tables
Une table de base de données Excel est un ensemble de colonnes , avec le tableau plus simple d'avoir une seule colonne . Par exemple, une base de données contenant des données sur l'histoire de l'art pourrait avoir un tableau avec des informations biographiques sur les artistes . Le tableau des artistes pourrait inclure le " Prénom " colonnes "Nom " et "Style ". Pour mettre en place un tableau comme celui-ci dans Excel , vous auriez tapé les champs viennent d'être mentionnés dans les cellules adjacentes .
Data Entry
Vous pouvez entrer des données dans votre base de données Excel simplement en tapant directement dans les cellules du tableur . Dans l'exemple avec la table des artistes dans la base de données de l'histoire de l'art , cette opération pourrait entraîner tapant " Pablo " dans la cellule en dessous du champ Prénom , en appuyant sur « Tab» pour passer à la cellule suivante , puis en tapant " Picasso " dans le " NOM " champ . Cette méthode de saisie des données est sujette à l'orthographe et autres erreurs, telles que taper dans la mauvaise cellule et détruire les données de cette cellule. Pour éviter ces problèmes , Excel dispose d' un certain nombre de solutions . L'un d'eux consiste à utiliser des listes de valeurs valables à partir de laquelle les utilisateurs entrent les données peuvent choisir. Vous pouvez créer ces listes avec la commande "Data Validation " d'Excel , sous l'onglet "Data" .
Récupérer
Excel possède des commandes vous permettant de rechercher des et récupérer les enregistrements de la table , qui sont essentielles pour l'exploitation d'une base de données. Vous pouvez effectuer ces opérations dans Excel de plusieurs façons. Une des plus courantes est avec la commande "Filtre" . Utilisez cette commande en cliquant avec la souris sur l'une des cellules d'un tableau , en faisant glisser la souris sur les autres cellules du tableau , exécutant la commande "Filter" et en spécifiant les enregistrements que vous souhaitez afficher. Pour l'exemple de l'histoire de l'art , cela pourrait signifier la vérification que pour les enregistrements qui ont une valeur " Style" de " cubisme ". Cette action allait chercher seulement des informations sur les oeuvres avec le style de cubisme .
Modifier
Excel vous permet non seulement de saisir de nouvelles données et de récupérer des enregistrements existants à partir d'une base de données, vous permet également de modifier des enregistrements existants. Le plus simple des méthodes pour y parvenir vous permet de cliquer à l'intérieur d'une cellule et modifier son contenu. Comme pour entrer de nouvelles données , toutefois , la modification des données existantes est sujette aux erreurs des utilisateurs . Les formulaires personnalisés qui montrent un sous-ensemble de dossiers et de permettre aux utilisateurs de modifier et mettre à jour uniquement les enregistrements est un moyen d'atténuer ce problème. Une autre consiste à utiliser " Validation des données " La commande Excel , ce qui empêche les utilisateurs d'entrer des données qui ne répondent pas aux critères spécifiques.
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