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Si vous avez une garderie ou un établissement de garde d'enfants, il est important de suivre l' assiduité de chaque enfant et qui est inscrite . Les outils de Microsoft Excel , il est relativement simple pour les enseignants et les administrateurs scolaires pour suivre l'assiduité de l'enfant - si vous voulez le suivre à la semaine, mois ou année. Selon la façon dont vous souhaitez afficher les données d'un tableur , vous pouvez créer des graphiques et des diagrammes pour représenter la présence ou absences de chaque enfant dans votre garderie . Instructions
Création du modèle
1 Ouvrez un nouveau classeur Excel avec 13 feuilles de calcul. Vous pouvez ajouter des feuilles de calcul en cliquant sur les onglets en bas de la page. Chaque fiche individuelle doit représenter un mois, avec la feuille de calcul final utilisé pour les tableaux année à ce jour .
2 Fusionner les cellules de C1 à AI1 . Tapez le nom du mois, suivie de l'année dans la cellule fusionnée. Centre le texte , augmenter la taille des caractères et les caractères gras pour faire la rubrique visible. Ajoutez de la couleur ou d'autres éléments de conception en fonction de vos préférences.
3 Type de la rubrique "Nom" dans le champ A2 et « Prénom » dans le champ B2. Faire ressortir le texte en faisant la police en gras et en augmentant la taille du texte.
4 Ajouter une colonne final à la fin de la cellule AJ1 pour compiler automatiquement le nombre d'absences pour le mois. Cette colonne utilisera mise en forme conditionnelle pour déterminer combien de jours chaque enfant a été absent .
5 Insérez les dates du mois dans les colonnes entre C2 et EA2 . Appliquer un ombrage à des vacances et week-ends lorsque vous ne serez pas prendre des records de fréquentation .
6 type nom et prénom de chaque enfant dans les lignes sous les têtes de colonne correspondante. Trier les informations par nom, catégorie , ou une combinaison des deux.
7 Copiez et collez ce modèle dans les 12 feuilles . Vous aurez toujours besoin de personnaliser les informations sur chaque feuille de calcul cependant , en changeant le titre pour le mois correct et mise à jour des dates pour représenter le nombre exact de jours dans le mois .
8 Créez un code de remplir le record de fréquentation . Peut-être, "P" pour les générations présentes et "A" pour absent.
9 insérer une formule dans la colonne mois à jour pour compiler automatiquement combien absences chaque enfant a par mois. Si vous utilisez "A" pour absent, la formule pour le premier enfant est: COUNTIF ($ C3: CAI3 $ , "A") . La formule mixte cellule peut ensuite être copié et collé à chaque ligne de la colonne.
La formule ci-dessus suppose que C3 est la première entrée du mois pour le premier enfant inscrit sur la feuille de calcul . Modifier la formule nécessaire pour les champs sélectionnés comprend toute la gamme de date pour le mois .
10 Copier les formules dans chacune des 12 feuilles . Double vérifier les formules afin de s'assurer qu'elles sont correctes.
11 copiez et collez le nom et le prénom de l'enfant dans la dernière feuille de calcul si vous voulez compiler le nombre d'absences au cours de l'année . Assurez-vous d' inclure des rubriques appropriées , si nécessaire.
Compilant l'année en cours Sum
12 créer une formule pour totaliser le nombre d'absences pour chaque enfant à la garderie installation . Pour créer la formule , entrez "= somme (« dans le champ de l'année à ce jour pour le premier enfant sur la liste .
13 Cliquez sur la première feuille de calcul et cliquez sur le total mensuel pour l' premier enfant sur la liste .
14 Maintenez enfoncée la touche SHIFT de votre clavier et cliquez sur la feuille de calcul du dernier mois . Cliquez sur le total mensuel pour le premier enfant sur la liste et appuyez sur ENTRER . l' formule ressemblera à quelque chose comme, " = somme (' Janvier : Décembre ' ! AI3 ) . ».
15 copier et coller la formule dans la colonne année à jour pour chaque enfant sur la liste
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