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Microsoft Access est une application puissante base de données qui vous permet de combiner et d'utiliser les données dans une grande variété de façons. Vous pouvez l'utiliser pour générer des rapports que vous pouvez ensuite imprimer ou envoyer par e -mail dans une variété de formats. Instructions
1 La meilleure façon de créer un rapport dans Microsoft Access est de créer une requête qui contient les données que vous souhaitez inclure dans votre rapport . Accédez à la vue de requête et sélectionnez " Créer une requête à l'aide de l'assistant. " L'assistant va vous aider à combiner les données des tables de la base de données pour obtenir le résultat que vous voulez. En outre, avec une requête, il sera plus facile de filtrer les résultats que vous ne voulez pas dans votre rapport . Il suffit d'utiliser la vue de requête pour sélectionner uniquement les données que vous souhaitez .
2 fois que vous avez votre requête conçu et ont sélectionné les données que vous souhaitez utiliser dans votre rapport , consultez les rapports Affichage et sélectionnez " créer un rapport en utilisant l'assistant. "
3 l'assistant vous guide à travers le processus , sélectionnez la requête que vous venez de créer, puis les champs de cette requête que vous souhaitez inclure dans votre rapport . Ensuite, choisissez la façon dont vous voulez regrouper vos données. Il vous donnera également la possibilité de choisir la façon dont vous voulez que votre rapport de regarder . Cependant , la plupart des formats que l'accès vous permettra d' envoyer par courriel des rapports en ne sortent pas formaté exactement comme le rapport source.
4 Après le rapport de base a été créée , aller et retour entre mode de prévisualisation et de Création pour le peaufiner . Assurez-vous que vous pouvez voir toutes vos données et vos niveaux de regroupement ont travaillé sur la façon dont vous le souhaitez.
5 Une fois que votre rapport est affiné , il est temps de l'envoyer. Heureusement , Microsoft Access dispose d'un moyen simple d'envoyer des rapports dans Microsoft Outlook. Il suffit d'ouvrir le rapport , puis choisissez Fichier -> Envoyer vers - > Destinataire du message ( en pièce jointe ) . Cela vous donnera une liste d'options , y compris, mais sans s'y limiter, Excel , HTML, Rich Text Format ( "RTF" ) de texte en texte clair.
Rich Text Format est un format qui permet à la fois du texte et la mise en forme associée à ce texte qui sera envoyé d'une plate-forme de traitement de texte à un autre.
6 une fois que vous avez choisi le format que vous voulez envoyer votre rapport , Outlook vous donnera un nouvel e -mail avec le rapport en pièce jointe . Il suffit de mettre dans votre (s) adresse de destinataire (s ), ajouter n'importe quel texte que vous devez expliquer le rapport ci-joint , et appuyez sur «Envoyer».
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