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systèmes de gestion de documents permettent aux organisations de logique et d'organiser efficacement leurs documents, à la fois physiques et numériques. En conséquence, un système efficace doit tenir compte de tous les différents types de documents. Actifs
Définissez quels sont les actifs de votre organisation possède et comment ils sont utilisés . Cela permet de s'assurer que le système de gestion de document sélectionné répondra à vos besoins .
Formats
Assurez-vous que les formats de documents , à la fois physiques et numériques, sont pris en charge par une gestion de documents système vous cherchez à mettre en œuvre .
Conversion
Lors de la conversion des fichiers , gardez à l'esprit la future technologie à permettre l'accessibilité des documents sur la route. convertir les formats de documents si nécessaire. Par exemple, votre système de gestion de documents peut exiger que tous les enregistrements numériques sont stockées sous forme de fichiers PDF ( portable document format ) .
Accès
créer un processus qui facilite l' documents d'accès gérés. Une interface populaire pour les systèmes utilise le Web pour accéder aux informations de document.
Processus et procédures
Plan d' non seulement pour la mise en œuvre d'un système de gestion de documents , mais comment les nouveaux documents sont entrés et entretenu. Un système de gestion de documents reste utile que si elle a des documents supplémentaires au besoin.
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