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Le " contenu " qu'une entreprise génère dans le cours normal de ses affaires dépend évidemment du type d'entreprise . Mais pour un large éventail d'entreprises , le contenu comprendra des feuilles de calcul , des courriels et des messages instantanés envoyés chez les employés , ou entre employés et clients potentiels , plans d'affaires , des présentations et bien plus encore. La gestion de ce contenu d'une manière adaptée à l'ère numérique est un défi de taille. Cela implique des décisions sur la façon dont le matériel sera disponible , à qui et pour combien de temps . Ventes et marketing
Certains des défis en matière de gestion de contenu apparaissent dans les ventes. Bill Forquer et ses associés utilisent Columbia Sportswear - leader dans la distribution de vêtements de ski aux États-Unis - comme une étude de cas dans " Content Solutions de gestion d'entreprise, " leur livre sur les solutions ECM. Les auteurs ont observé qu'à un moment donné , un fournisseur externe qui voulaient faire usage des images de produits disponibles de l'entreprise aurait à appeler en interne les commerçants de l'entreprise, qui serait alors trouver l'image, mise en page, et ainsi de suite manuellement . Ce fut inefficace ECM. Mais en raison de l'introduction d'un système de gestion des actifs numériques , un tel fournisseur a désormais accès aux matériaux du produit lui-même.
Bureau
grande partie du travail de l'ECM prend place au niveau des ordinateurs de bureau utilisés par les employés de l'entreprise. Applications dominantes, telles que MS Office, MS Outlook et Lotus Notes , tous permettent à l'utilisateur qui génère un contenu à stocker dans un système d'archivage et de coopérer avec d'autres employés par messagerie instantanée ou par courriel. Applications les plus récents qui travaillent au même niveau sont SharePoint et LiveMeeting , qui permettent le partage de fichiers au sein d'un petit groupe de travail et des réunions en ligne , respectivement .
Serveurs et ERP
nombreuses entreprises utilisent aujourd'hui un système de planification des ressources d'entreprise . ERP fonctionne généralement au niveau du serveur , et est conçu pour suivre les différentes opérations de la société , en particulier dans ses relations avec les fournisseurs d'une part, et les clients de l'autre. ERP et ECM doivent travailler ensemble sans heurts . Cela signifie que le bureau de l'individu employés ne peut être la fin de l'histoire ECM. Dans les mots de Tom Jenkins et ses co-auteurs de «contenu méthodes de gestion d'entreprise, " il devrait y avoir " une feuille de route définissant une stratégie globale d' ECM et de lignes directrices pour l'établissement de communautés de pratique. "
questions juridiques
ECM n'est pas simplement une question d'aider une entreprise de fonctionner sans heurts. Il devient également rapidement une question juridique. Au 21e siècle , chaque entreprise doit se préoccuper de la possibilité d'un litige, et d'une demande par la partie contradictoire aux e-mails spécifiés ou les échanges de messagerie instantanée. Une entreprise qui ne dispose pas d'une politique écrite sur le moment où il conserve , et quand il va détruire ces dossiers dans le cours normal des affaires , lui-même ouvre des sanctions .
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