|
Un document complet sur le système organisationnel doit couvrir plusieurs domaines clés, en fonction de la taille et de la complexité de l'organisation et du système lui-même. Cependant, il doit au minimum inclure :
Je. Objectif et portée :
* Objectif global : Énoncez clairement le but du système organisationnel. Quel problème cela résout-il ? Quels sont les résultats attendus ?
* Portée : Définissez ce qui est inclus et exclu du système. Précisez les départements, les équipes, les individus, les processus ou les données concernés.
* Limites du système : Délimitez clairement où commence et où se termine le système, y compris les interactions avec d’autres systèmes.
II. Composants du système :
* Structure : Décrire la structure hiérarchique de l'organisation et sa relation avec le système. Incluez des organigrammes si nécessaire.
* Processus : Détaillez les processus clés pris en charge par le système, y compris les flux de travail, les procédures de prise de décision et les canaux de communication. Utilisez des organigrammes ou des diagrammes pour plus de clarté.
* Données : Décrivez les types de données gérées par le système, leurs sources, leurs emplacements de stockage et leurs contrôles d'accès. Incluez des dictionnaires de données ou des schémas, le cas échéant.
* Technologie : Répertoriez le matériel, les logiciels et les applications utilisés dans le système. Spécifiez les versions et les exigences de compatibilité.
* Personnes : Identifiez les rôles, les responsabilités et les structures hiérarchiques au sein du système. Incluez les coordonnées du personnel clé.
III. Procédures opérationnelles :
* Procédures de démarrage/arrêt : Détaillez comment le système est lancé et terminé.
* Opération régulière : Décrire les opérations quotidiennes du système, y compris les procédures de maintenance et les étapes de dépannage.
* Procédures de sécurité : Décrivez les protocoles de sécurité, y compris le contrôle d'accès, la sauvegarde et la récupération des données, ainsi que les plans de réponse aux incidents.
* Procédures de maintenance : Détaillez les tâches de maintenance régulières, les mises à niveau et les calendriers de mise à jour des correctifs.
* Procédures d'urgence : Décrire les procédures à suivre en cas de panne du système ou d'autres urgences.
IV. Gouvernance et conformité :
* Politiques et procédures : Énumérez toutes les politiques et procédures pertinentes qui régissent le fonctionnement du système.
* Exigences de conformité : Spécifiez toutes les normes légales, réglementaires ou industrielles auxquelles le système doit se conformer.
* Procédures d'audit : Décrivez comment les performances et la conformité du système seront auditées.
V. Formation et assistance :
* Supports de formation : Répertoriez les supports de formation disponibles pour les utilisateurs et les administrateurs.
* Canaux d'assistance : Décrivez comment les utilisateurs peuvent obtenir une assistance et une assistance techniques.
VI. Développement futur :
* Améliorations futures : Identifiez les améliorations ou extensions prévues du système.
* Évolutivité : Discutez de la capacité du système à gérer des charges de travail ou des volumes de données croissants.
VII. Annexe (facultatif) :
* Glossaire des termes : Définir les termes clés et les acronymes utilisés dans le document.
* Coordonnées : Fournir les coordonnées des personnes responsables du système.
* Références : Répertoriez tous les documents ou ressources externes référencés dans le document.
Ce document doit être régulièrement révisé et mis à jour pour refléter les changements dans l'organisation, le système ou son environnement. Le niveau de détail requis variera en fonction de la complexité du système, mais l'objectif est de fournir un guide complet et facilement accessible à toutes les parties prenantes.
|
