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Les logiciels de communication remplissent un large éventail de fonctions, largement classées comme suit :
1. Activation de la communication : Il s’agit de la fonction principale, qui englobe différentes méthodes :
* Communication textuelle : Envoi et réception de messages instantanément (messagerie instantanée), de manière asynchrone (e-mail) ou dans des conversations en fil de discussion (forums, sections de commentaires).
* Communication vocale : Appels vocaux en temps réel (VoIP), conférences téléphoniques, mémos vocaux.
* Communication vidéo : Appels vidéo en temps réel (vidéoconférence), enregistrement et partage vidéo.
* Partage de fichiers : Transfert de fichiers de différents types et tailles entre utilisateurs ou appareils.
* Partage d'écran : Partager un écran d'ordinateur en temps réel pour un travail collaboratif ou des présentations.
2. Améliorer la collaboration : De nombreux outils de communication vont au-delà de la communication de base pour faciliter le travail d’équipe :
* Gestion de projet : Intégration de la communication avec l'attribution des tâches, les délais, le suivi des progrès et la collaboration documentaire.
* Co-édition de documents : Plusieurs utilisateurs éditent simultanément le même document en temps réel.
* Chat en équipe : Canaux dédiés pour des équipes ou des projets spécifiques afin de rationaliser la communication.
* Automatisation du flux de travail : Automatisation des tâches et des notifications pour améliorer l'efficacité et réduire les erreurs.
3. Créer des communautés et des réseaux : Certains logiciels visent à connecter des personnes partageant des intérêts communs :
* Réseaux sociaux : Se connecter avec des personnes, partager des mises à jour et rejoindre des groupes en fonction d'intérêts partagés.
* Forums et forums de discussion : Animer des discussions sur des sujets précis.
* Communautés en ligne : Créer des espaces d'activités et d'interactions partagées.
4. Améliorer le partage d'informations : Une diffusion efficace et efficiente de l’information est essentielle :
* Notifications et alertes : Tenir les utilisateurs informés des événements ou des messages importants.
* Newsletters et annonces : Diffuser des informations à un public plus large.
* Bases de connaissances et wikis : Création de référentiels centraux d'informations.
5. Soutenir les opérations commerciales : De nombreux outils de communication sont indispensables pour gérer une entreprise :
* Intégration de la gestion de la relation client (CRM) : Relier les canaux de communication aux données clients pour un meilleur service.
* Automatisation des ventes et du marketing : Automatisation de la communication avec les leads et les clients.
* Gestion des ressources humaines : Faciliter la communication interne et l’intégration des collaborateurs.
Ces fonctions se chevauchent souvent et de nombreuses solutions logicielles en combinent plusieurs. Les fonctions spécifiques proposées varient grandement selon le type de logiciel de communication (ex. :client de messagerie, application de messagerie instantanée, plateforme de visioconférence, outil de gestion de projet).
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