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Word ne dispose pas d'un paramètre direct de « réorganisation de l'ordre de fusion » comme le feraient certaines bases de données. L'ordre de vos données fusionnées est déterminé par l'ordre des enregistrements dans votre source de données (par exemple, feuille de calcul Excel, base de données Access, fichier texte).
Pour réorganiser l'ordre de fusion, vous devez manipuler la source de données *avant* de démarrer le publipostage. Voici comment :
* Triez votre source de données : C'est la méthode la plus courante et la plus simple. Dans Excel, vous pouvez trier vos données par colonne (par exemple, nom de famille, numéro d'identification, date). Dans Access, vous utilisez les capacités de tri de la base de données. Après avoir trié votre source de données, exécutez à nouveau le publipostage – Word utilisera désormais le nouvel ordre de tri.
* Filtrez votre source de données : Si vous n'avez besoin que d'un sous-ensemble de vos données, filtrez votre source de données (encore une fois, dans Excel ou Access) pour sélectionner uniquement les enregistrements souhaités dans un ordre spécifique. Les résultats filtrés seront dans l'ordre utilisé pour la fusion.
* Ajouter une colonne de tri : Si vous avez besoin d'un classement plus complexe ou si vous souhaitez conserver l'ordre d'origine tout en introduisant un nouveau principe de classement, ajoutez une nouvelle colonne à votre source de données avec des nombres ou des catégories représentant l'ordre de fusion souhaité. Triez ensuite votre source de données selon cette nouvelle colonne.
* Réorganiser directement les lignes : Pour les petits ensembles de données, vous pouvez réorganiser manuellement les lignes de votre source de données (comme une feuille de calcul Excel). Ceci est fastidieux pour les grands ensembles de données, mais constitue une option.
* Utiliser une requête (pour les sources de base de données) : Si vous utilisez une base de données (comme Access), vous pouvez créer une requête qui sélectionne vos données et les classe en fonction de vos besoins. Utilisez cette requête comme source de données pour votre publipostage. Il s’agit de la méthode la plus puissante pour les commandes complexes.
* Programmation (avancée) : Pour les utilisateurs très avancés, vous pouvez utiliser VBA (Visual Basic for Applications) pour réorganiser par programme les données dans Word avant la fusion. Cela n’est généralement pas nécessaire, sauf si vous avez des besoins de commande très spécifiques et complexes.
En bref, n'essayez pas de modifier l'ordre de fusion dans Word lui-même. La solution réside dans la bonne préparation et le classement de vos données *avant* de lancer le publipostage.
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