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Word 2007 publipostage fonctionnalité de Microsoft est utilisé pour créer des documents identiques , mais chaque document contient des informations uniques , telles que le nom ou l'adresse . Dans Word 2007, le ruban ou des groupes de commandes apparaissent à la place de la barre d'outils coutumier . Les commandes sont divisés en groupes d'activités, telles que créer, démarrer publipostage , écrire et insérer des champs . En utilisant l'assistant de fusion , il est facile de fusionner les noms et adresses des enveloppes, des étiquettes ou des documents. Début publipostage
Cliquez sur la flèche "Start publipostage " . Un menu déroulant apparaît. Choisissez la dernière option, " Step by Step Mail Merge Wizard. " Un volet apparaît qui répertorie les types de documents que vous souhaitez créer , comme des lettres , enveloppes, étiquettes , etc. Cliquez sur celui qui vous convient . Situé juste en dessous de ce volet, un autre volet aura un lien de démarrage qui va avec ce type particulier de document pour démarrer le processus . Cliquez sur le lien.
Sélection d'un modèle
Dans le publipostage fenêtre , vous aurez la possibilité d'utiliser le document actuel que vous avez choisi , pour sélectionner un modèle ou pour rechercher un document actuellement fermés. Si vous voulez utiliser un modèle, cliquez sur "Lancer partir d'un modèle . " Lorsque le lien " Sélectionner un modèle " apparaît, cliquez dessus. Une boîte de dialogue s'ouvre , montrant les différentes options. Si votre document est une lettre , sélectionnez l'onglet Lettres . Vous serez en mesure de prévisualiser les différents formats sur le côté droit de l'écran. Lorsque vous avez décidé d'un format à utiliser , cliquez dessus puis cliquez sur "OK".
Sélection des bénéficiaires
Pour une liste existante , cliquez sur sur "Parcourir". Localisez et ouvrez le fichier que vous souhaitez utiliser pour les bénéficiaires . Si votre liste est contenue dans une feuille de calcul Excel , choisissez " MailMergeList.xls . " Une boîte de dialogue s'ouvre. Choisissez la table contenant l'information des bénéficiaires que vous allez mettre dans les champs de fusion dans votre document. Selon ce que vous avez nommé la plage dans votre feuille de calcul , sélectionnez les noms et adresses pour votre publipostage. N'oubliez pas de cocher la case " première ligne de données contient des têtes de colonne " boîte. De cette façon, les étiquettes de champ ne seront pas confondus avec des données sur votre feuille de calcul . Une boîte de dialogue Destinataires du publipostage s'ouvre. Vérifiez que les noms et adresses que vous voulez utiliser . En utilisant le menu déroulant situé à côté de chaque nom , vous pouvez trier , filtrer et affiner votre ligne de salutation list.The et bloc d'adresse serez déjà insérée dans le modèle. Si vous n'utilisez pas un document préformaté , il suffit de cliquer sur les liens situés à droite pour insérer les informations correspondantes. Si vous cliquez sur le lien du bloc d'adresse , vous serez en mesure de formater votre adresse . Vous pouvez également choisir les champs de mise en correspondance le champ d'adresse manquant , ou utiliser la fonction déroulante si vous utilisez un modèle Excel . Maintenant, un aperçu de l' information. Ensuite, cliquez sur " Suivant: . Fin de la fusion " Une fenêtre apparaît . Si vous devez apporter des modifications , cliquez sur " Modifier les lettres individuelles ; « Sinon, choisissez
«Imprimer».
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