|
Courriel la fonction Merge Microsoft de Word est conçu pour faciliter la création de documents tels que des lettres types . Avec publipostage, vous pouvez lier un document Word à une source de données comme une feuille de calcul Excel , puis utiliser " des champs de fusion " pour extraire des données automatiquement à partir de cette feuille de calcul et l'insérer dans de multiples copies du document. Cela vous permet de créer rapidement un ensemble de documents à l'aide des informations similaires mais variable, par exemple , les noms des clients ou des montants de contribution . Instructions Comment connecter votre document Word à une source de données
1 Choisissez l'onglet " Publipostage " et cliquez sur " Sélectionner les destinataires ".
2 Cliquez " ; Sélectionnez partir des contacts Outlook " pour dessiner vos informations à partir de votre carnet d'adresses Outlook, ou " Utiliser la liste existante "pour sélectionner un fichier de base de données séparée . Vous pouvez également cliquer sur "Nouveau Type de liste " pour créer rapidement et enregistrer une base de données via Word. Utilisez le formulaire qui s'affiche pour créer votre liste.
3 Cliquez sur " Modifier la liste des destinataires " après votre source de données est connecté à apporter des modifications à la Parole de données va tirer à partir de la source.
Insérer des champs de fusion
4 Sélectionnez l'onglet " Publipostage " et cliquez sur " Faire correspondre les champs . "
5 Utilisez le menu menu à côté de chaque type de champ de fusion pour sélectionner un type de données extraites de la source de données vers le bas . Si vous utilisez une liste de contacts Outlook , ces types de données seront probablement déjà appariés . Si vous utilisez une feuille de calcul Excel ou un autre fichier de base de données , vous devrez faire correspondre chaque type de champ à une tête de colonne. Cliquez sur «OK» lorsque vous avez terminé.
6 Cliquez sur "Insérer un champ de fusion " dans l'onglet " Publipostage " , et sélectionner les champs que vous voulez insérer . Rappelez-vous que chaque champ est lié à une colonne particulière des données dans votre source de données . Le champ « Nom de famille », par exemple , peut être lié à une colonne intitulée « Nom . " Le champ apparaît à l'emplacement de votre curseur.
7 cliquez sur "Terminer et fusionner " sur l'onglet" Publipostage "pour éditer des documents individuels au sein de votre jeu ou d'imprimer l'ensemble . La boîte de dialogue "Imprimer" vous permet de choisir si vous voulez imprimer des copies correspondant seulement à une certaine gamme d'entrées dans la source de données, ou à l' ensemble de la source .
|
