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Microsoft Word 2007 mesure la lisibilité d'un document de deux façons. Le test de Flesch Reading Ease donne une note comprise entre 1 et 100 : un faible nombre correspond à une faible lisibilité et un nombre élevé signifie une lecture facile. Le score de niveau de qualité Flesch -Kincaid estime que le niveau scolaire primaire le plus élevé dans lequel les élèves peuvent lire le document facilement . Les deux tests utilisent des longueurs de phrases et de mots pour calculer leurs scores. Trop de lisibilité fait un bruit de documents simpliste ou enfantin , trop peu de lisibilité , d'autre part , obscurcit la communication et fait un document sonore grandiloquente . Visez un juste milieu : un document compréhensible professionnel. Instructions
Accroître la lisibilité
1 Diviser quelques longues phrases en deux ou plusieurs phrases. Si une phrase contient deux idées distinctes , par exemple, les diviser en deux phrases distinctes . Essayez de vérifier la ponctuation de longues phrases pour déterminer si vous pouvez les diviser : Recherchez une pause au milieu d'une phrase , comme une virgule, un tiret ou une virgule et une conjonction
2 < p. > Raccourcir phrases en simplifiant la structure de la phrase . Pour communiquer une idée concise , écrire, une voix active directe . Commencez par le sujet de la phrase , puis décrire l'action principale. Utilisez possessifs au lieu de phrases génitif ; concentrer sur les verbes au lieu de noms , utilisez grammaire simple . Ne répétez pas vos idées et n'expliquent pas inutilement. Supprimer phrases verbeuses qui n'ont pas vraiment communiquer un contenu, tel que « afin de ». Utilisez un mot spécifique au lieu d'une phrase descriptive et se concentrer sur des verbes au lieu de noms. Par exemple, ne pas écrire : «Le fait de la question est , les idées de nos employés sont importantes pour nous parce que nous nous soucions d'eux. " Au lieu de cela , écrivons, " Nous nous soucions les idées de nos employés. "
3 Utilisez des mots plus courts aussi longtemps qu'ils communiquent toujours votre message correctement . Cherchez jargon de l'industrie , des mots complexes , des mots que peu de gens connaissent et des mots qui sonnent impressionnant ou inhabituelles. Remplacer chaque inutilement long mot ou une phrase complexe avec un mot simple courte. Par exemple, ne pas écrire , "Utilisation de dévouement mental améliore votre capacité à dépasser les normalités de votre performance. " Au lieu de cela , écrire , «se concentrer sur votre travail pour améliorer vos résultats . "
4 Focus on exprimer vos idées clairement , directement et simplement dans tout le document . Rappelez-vous, l'objectif principal est de communiquer efficacement et les lecteurs pourraient rater votre message s'il est obscurci par langue verbeuse .
Abaissement lisibilité
5 Combinez phrases liée à l'augmentation phrase longueurs . Si deux phrases décrivent différents aspects de la même idée , ou les différentes actions qui appartiennent à la même séquence , puis les combiner. Vous pouvez vous connecter phrases distinctes par l'ajout d'une virgule, un tiret ou une virgule et un concert , ou vous pouvez combiner leurs idées en une seule pièce peine plus longue .
6 Décrivez vos idées à fond pour développer durée de la peine . Ne pas, cependant , ajouter des mots inutiles , des phrases qui ne sont pas vraiment dire quoi que ce soit , ou la répétition qui n'améliore pas la clarté. Au lieu de cela , se concentrer sur la communication claire en expliquant les choses avec précision et en profondeur.
7 Utilisez des mots spécifiques au lieu, ceux plus généraux plus courts. Laisser des mots courts et clairs seul, mais chercher les mots qui sont génériques , vague , juvénile ou l'argot . Remplacer ces mots par des mots qui sont plus fort, clair, précis et professionnel. Par exemple, ne pas écrire, « travailler dur, faire un bon travail et bien d' autres. " Au lieu de cela , écrire , «se concentrer sur vos tâches , travailler avec diligence et avec soin, et de traiter vos collègues avec respect et politesse. "
8 Exprimez soigneusement et précisément vos idées tout au long du document. Améliorer les parties faibles , simplistes ou imprécises . Rappelez-vous, l'objectif principal est de communiquer efficacement , et vos lecteurs pourraient mal comprendre votre message si vous ne présentez pas pleinement.
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