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Plusieurs méthodes peuvent aider à expliquer les modifications apportées de manière collaborative sur une présentation, selon les outils que vous utilisez :
Pour une collaboration générale et plus de clarté :
* Contrôle de version : L'utilisation de plates-formes telles que Google Slides, Microsoft PowerPoint Online ou un logiciel similaire basé sur le cloud offre intrinsèquement un historique des versions. Vous pouvez voir qui a effectué quelles modifications et quand. C'est souvent le meilleur point de départ.
* Fonctionnalités de commentaires : La plupart des logiciels de présentation permettent de commenter directement les diapositives. Lorsque vous effectuez une modification, laissez un commentaire expliquant *pourquoi* la modification a été effectuée. Au lieu de simplement modifier le texte, écrivez quelque chose comme : « Chiffres de ventes » remplacés par « revenus » pour une meilleure clarté » ou « Ajout de cette puce pour répondre aux préoccupations du client concernant X ».
* Suivi des modifications (si disponible) : Certains programmes offrent un suivi des modifications plus granulaire. Cela met en évidence exactement quel texte a été ajouté, supprimé ou modifié. Associez cela à des commentaires pour une explication complète.
* Un document séparé : Pour les révisions majeures ou les changements complexes, créez un document distinct décrivant les modifications apportées, la justification de celles-ci et toutes les décisions qui ont été discutées au cours de la collaboration. Ceci est particulièrement utile pour les présentations avec beaucoup de commentaires.
* Communication claire : Des enregistrements réguliers et des discussions entre collaborateurs sont cruciaux. Au lieu de simplement apporter des changements en silence, communiquez vos intentions au préalable. Cela évite les malentendus et permet une prise de décision collaborative.
Stratégies spécifiques selon les logiciels :
* Google Slides/PowerPoint Online : Utilisez largement la fonction de commentaires. L'historique des versions est également très utile. Pensez à attribuer des rôles spécifiques aux collaborateurs pour éviter les conflits.
* Keynote (Mac) : Bien que Keynote dispose également d'un historique des versions et de commentaires, ses fonctionnalités collaboratives sont moins robustes que les options basées sur le cloud. Un document distinct ou une chaîne de courrier électronique pour la discussion pourrait être nécessaire.
* Utilisation d'outils d'édition partagés en dehors du logiciel de présentation : Des outils comme Google Docs ou des plateformes d'écriture collaborative peuvent être utilisés pour réfléchir et affiner le contenu de la présentation *avant* de l'incorporer dans les diapositives. Cela facilite le suivi des modifications.
Bonnes pratiques :
* Soyez concis et précis : Évitez les commentaires vagues comme « amélioré » ou « corrigé ». Expliquez le *comment* et le *pourquoi* derrière les changements.
* Utilisez un style cohérent : Maintenez la cohérence dans la façon dont vous formatez les commentaires et expliquez les modifications.
* Restez professionnel : Même si vous collaborez avec des collègues proches, gardez un ton professionnel dans vos commentaires et vos communications.
* Relire attentivement : Après avoir incorporé toutes les modifications, examinez l'intégralité de la présentation pour vous assurer que tout se déroule correctement et reflète fidèlement l'effort de collaboration.
En suivant ces directives, vous pouvez rendre le processus d'édition collaborative plus fluide et garantir que tout le monde comprend la justification de la présentation finale.
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