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Les trois principaux documents utilisés dans un processus d’achat sont :
1. Demande d'achat : Il s'agit d'un document interne initié par un département ou un individu ayant besoin de biens ou de services. Il décrit ce qui est nécessaire, la quantité et souvent un budget. Ce n'est *pas* un engagement d'achat.
2. Bon de commande (PO) : Il s'agit d'un document juridique formel délivré par l'acheteur au fournisseur. Il détaille les articles à acheter, les quantités, les prix, les conditions de livraison, les conditions de paiement et d'autres conditions. Il s'agit d'un engagement d'achat juridiquement contraignant.
3. Facture : Ce document est délivré par le fournisseur à l'acheteur. Il indique les biens ou services fournis, les quantités, les prix et le montant dû. Il est utilisé pour le traitement des paiements et la comptabilité.
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