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Les documents spécifiques nécessaires à la facturation dépendent de votre entreprise, de votre secteur d'activité et du client. Cependant, certains documents courants sont presque toujours nécessaires :
Documents essentiels :
* Informations sur votre entreprise : Cela inclut le nom légal de votre entreprise, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et votre numéro d'identification fiscale (par exemple, EIN aux États-Unis, numéro de TVA en Europe).
* Informations client : Cela comprend le nom légal du client, son adresse et toute information de contact pertinente. Une adresse de facturation précise est cruciale.
* Numéro de facture : Un numéro séquentiel unique pour chaque facture. Ceci est essentiel pour le suivi et la tenue des dossiers.
* Date de la facture : La date à laquelle la facture est émise.
* Description des biens ou services : Une description claire et détaillée de ce que vous avez fourni. Soyez précis pour éviter toute confusion.
* Quantité et prix unitaire : Le nombre d'unités fournies et le prix unitaire.
* Montant total dû : La somme de tous les frais, y compris les taxes ou réductions applicables.
* Conditions de paiement : Indiquez clairement la date à laquelle le paiement est dû (par exemple, net 30, dû à la réception). Incluez des détails sur la manière dont le paiement doit être effectué (par exemple, virement bancaire, carte de crédit, chèque).
Documents pouvant être requis selon la situation :
* Bon de commande (PO) : Si le client a fourni un bon de commande, celui-ci doit être référencé sur votre facture. Cela facilite la correspondance et le suivi.
* Contrat : Le contrat peut détailler des conditions spécifiques, des échéanciers de paiement ou des services rendus qui doivent être reflétés sur la facture.
* Reçu de livraison/preuve de service : Si vous fournissez des biens ou des services physiques, la fourniture d'une preuve de la livraison ou de l'achèvement du service permet d'étayer la facture.
* Feuilles de temps/Rapports de projet : Pour les services facturés à l’heure ou en fonction des étapes du projet, les pièces justificatives sont essentielles.
* Formulaires fiscaux : En fonction de votre emplacement et de celui du client, vous devrez peut-être inclure des informations fiscales sur vos factures, comme la TPS/TVH (Canada), la TVA (Europe) ou la taxe de vente (États-Unis).
En bref : Bien que les éléments essentiels (informations sur l'entreprise, informations sur le client, articles, coût, conditions de paiement) soient toujours nécessaires, d'autres pièces justificatives peuvent améliorer l'exactitude, réduire les litiges et renforcer vos dossiers financiers. Tenir des registres organisés de tous les documents connexes à des fins d’audit.
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