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Microsoft Access est un programme de base de données qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux qui ont des liens ou des relations avec d'autres tables dans la même base de données. Ces données peuvent ensuite être affichées dans les rapports. Les rapports sont utilisés pour afficher les données dans les tableaux et donc les rapports eux-mêmes ne sont pas liées , cependant, les données contenues dans les tables sont liées par l'utilisation de requêtes . Instructions
créer les tables
1 Ouvrez Microsoft Access et créer une nouvelle base de données.
2 Sur la gauche de la fenêtre de base de données , cliquez sur « Tables » situé sous les " objets " rubrique.
Le 3 Double -cliquez sur " Créer une table en mode Création. " Une grille de table vide s'ouvre.
4 Entrez les noms des champs de la table . Par exemple, si vous créez une base de données client , vous entrerez "ID client ", "Nom" et "Adresse" . Sélectionnez également ce type de données sera entré dans chacun de ces domaines , tels que le texte , nombre ou la monnaie .
5 définir une clé primaire. Une clé primaire est un champ qui contient des données propres à chaque domaine , un tel numéro de client , numéro de sécurité sociale ou le numéro de téléphone. Cliquez sur le champ que vous souhaitez définir comme clé primaire et clic droit. Dans l'exemple de la base de données client , cliquez dans le champ " ID client ", puis clic-droit. Sélectionnez " clé primaire " dans le menu . Lorsque vous avez fini d'entrer ces champs, cliquez sur "Fichier" dans les menus déroulants sur la barre d'outils , puis "Enregistrer". Cliquez sur le "X" en haut à droite pour fermer la table.
6 Suivez les étapes 2 à 5 pour créer un deuxième tableau qui contiendra les informations de commande . Pour l'exemple de base de données client , ce tableau peut contenir des informations telles « Customer ID », « Nom du produit », « Numéro de produit » et « Prix ». Définir une clé primaire pour cette table ainsi . Comme à l'étape 5 , cliquez dans le champ " ID client " , faites un clic droit et sélectionnez " clé primaire ". Sauvegardez et fermez la table lorsque vous avez terminé .
7 Remplir ces deux tables. Dans la fenêtre base de données , double- cliquez sur le premier tableau que vous avez créé . Entrer les données dans cette table. Vos données sont sauvegardées automatiquement chaque fois que vous cliquez dans une nouvelle cellule . Une fois que vous avez entré toutes les données , cliquez sur le «X» en haut à droite de la fenêtre pour fermer cette table.
8 Répétez l'étape 7 pour le deuxième tableau a créé , en s'assurant que le primaire touches - les « ID du client» dans l'exemple - sont identiques pour les deux tables
créer la requête
9 du côté gauche de la fenêtre de base de données . cliquez sur «Requêtes» puis double -cliquez sur " Créer une requête en vue de la conception. " Une fois l' écran de recherche s'ouvre, vous serez invité à sélectionner les tables que vous souhaitez requête pour inclure les données de .
10 Cliquez sur les tables que vous venez de créer un à la fois et cliquez sur " Ajouter " après chacun d'eux. Si vous configurez vos tables correctement en ayant ID client dans les deux tables dressées comme clé primaire , puis les tables doivent être liées par le champ d'identification de la clientèle . Ce sera notée par une ligne noire tracée entre les deux tables du champ d'identification du client .
11 Décidez quels champs de chacune de ces tables que vous souhaitez afficher dans le rapport . Pour ajouter tous les champs de la table , cliquez sur le "*" situé en haut de chaque case de la table et le faire glisser vers la première boîte ouverte " sur le terrain ", situé dans la grille de fond . Pour ajouter les champs un à la fois , cliquez sur le champ que vous voulez ajouter à la requête et le faire glisser sur la case suivante ouvert " sur le terrain " . Par exemple , si vous voulez que le rapport affiche l'ID du client , le nom du client , adresse, nom du produit, numéro de produit et le prix du produit, puis cliquez sur le "*" dans le "Tableau 1" et le faire glisser vers la première case "Champ" ouvert . Ensuite, cliquez sur « Nom du produit », « Numéro de produit » et « Prix » du «Tableau 2 » et faites-les glisser un à temps pour une ouverture « zone Champ " . Cliquez sur " Fichier" puis "Enregistrer" et quitter l' écran de recherche .
Créer le rapport
12 Dans la fenêtre base de données , cliquez sur " Rapports ", puis double - cliquez sur " créer des rapports à l'aide de l'assistant. "
13 dans les rapports prompt assistant , sélectionnez la requête que vous venez de créer dans la « Table /Requête " dans le menu déroulant. Cliquez sur le ">>" pour déplacer tous les champs de la case de gauche à la case de droite. Continuer à travers la prochaine série d'options de conception .
14 Une fois les options de conception sont sélectionnés , le titre du rapport et cliquez sur "Terminer". Les données sur la base de la requête avec les tables liées devraient maintenant être affichés dans le rapport .
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