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À mesure que votre entreprise se déplace dans une ère de la diffusion numérique , vous devrez décider si oui ou non de faire la transition d'un système de dépôt papier à un système de gestion de fichier numérique. Tout en faisant le passage à un système de classement entièrement informatisé peut sembler intimidant, les avantages Stark pour avoir un système d'archivage numérique ont influencé beaucoup dans la transition . Réduction du coût
raison du coût de la location pour stocker documentation propriété , dépôt numérique commence à payer pour lui-même dès qu'il est mis en œuvre . Comme il n'y a pas de paperasse physique , les coûts de manutention et de transfert de documents d'avant en arrière est considérablement réduit. Cela permet également de documents qui doivent être conservés en tant que papier doivent être déposés dans des endroits plus petits et moins coûteux.
Going Green
réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise peut être une facteur important dans la réalisation de consommateurs vert d'esprit d'aujourd'hui. Elle peut grandement améliorer l'image de l'entreprise, donner des avantages fiscaux et de réduire le coût des fournitures . Un système de classement numérique peut changer positivement l'ensemble du terrain pour une entreprise, et de passer à un système plus «verte» peut donner des possibilités de publicité amplement.
Lisse workflow
Récupération des copies papier des documents déposés et stockés physiquement peut être un processus de longue haleine qui est ouverte à l'erreur humaine , les problèmes de sécurité et de la perte physique . Ce n'est pas le cas avec un système numérique . Quelques instants plus tard , un document peut être consulté au bureau de la personne qui en a besoin. Il en résulte une période de travail plus courte , ce qui permet des progrès plus rapides et plus de temps pour des projets de développement.
Le supérieur de sécurité
Alors qu'un système traditionnel de dépôt sur papier peut être ouvert et regarda par toute personne ayant accès à elle, un système d'archivage numérique peut fournir différents niveaux de protection qui peuvent garder des documents confidentiels. Utilisation de mots de passe, les dossiers spécifiés pour les différents utilisateurs , le cryptage des données et des pistes de vérification qui vous permettent de garder une trace de qui a accédé à quels fichiers et quand, un système de gestion de fichiers peut garder vos documents beaucoup plus sûr.
< Br > Archivage
documents papier fiables et les fichiers peuvent être détruits à travers plus de manipulation , les dommages d'incendie , les dégâts des inondations et autres catastrophes naturelles . Comme les données peuvent être stockées sur des serveurs partout dans le monde , vous pouvez archiver vos documents d'entreprise en toute sécurité sans avoir à insister sur des dommages matériels potentiels. Vous pouvez également effectuer vos données archivées portable, en utilisant des choses comme les disques durs amovibles , les clés USB et les CD.
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