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Un système de gestion de document devrait fournir un moyen clair et complet pour stocker et récupérer des informations au sein du réseau informatique d'une entreprise . Comme les besoins en information peuvent varier d'une entreprise à , quelques-unes des questions à se poser avant de mettre en œuvre une gestion des documents préoccupation du système comment une entreprise utilise les informations , les exigences d'intégration des logiciels et des besoins de stockage et de sécurité. Quelles fins sera un système de gestion de documents Servir ?
Les entreprises doivent garder la trace des différents types d'informations sur une base continue . Dans de nombreux cas , l'information est nécessaire pour évaluer le dossier d'un client ou une situation particulière. Identifier les différents domaines de l'information d'une entreprise travaille sur une base régulière peut aider à déterminer un objectif d'un système de gestion de documents , selon l'American Academy of Family Physicians. Aussi différentes sociétés enregistrement et utiliser l'information à des fins différentes , la compréhension de flux de travail d'organisation d'une entreprise donne une idée de base sur la façon dont l'information doit circuler ou être disposé à l'intérieur d'un système de gestion de documents .
Comment un système de gestion de documents intégrer avec des logiciels existants ?
entreprises que les informations d'accès grâce à un réseau informatique existant doit tenir compte de la façon dont un système de gestion de documents va intégrer avec les logiciels existants , selon l'American Academy of Family Physicians. Certains systèmes de gestion de documents peut intégrer ou d'une interface avec certains logiciels d'autant plus que d'autres. Comme les logiciels nécessitent généralement mises à jour périodiques , la mise à niveau d'un système de gestion de documents peut également exiger d'autres améliorations aux programmes du système. Le plus compatible un système de gestion de documents est avec les logiciels existants de l'entreprise, le plus il sera facile de coordonner les mises à niveau . La compatibilité entre un système de gestion des documents et de la configuration existante d'une entreprise peut également empêcher les ensembles de données en double ou les informations apparaissant dans un réseau de système.
Quels types de protocoles de sécurité sont nécessaires ?
Photos entreprises qui stockent et gèrent les informations sensibles doivent déterminer comment mettre en œuvre les mesures de sécurité nécessaires au sein d'un système de gestion de documents , selon les applications d'entreprise eWeek , un site de ressources pour logiciels de réseau . Les entreprises de l' industrie des soins de santé sont tenus de directives réglementaires strictes qui influent sur les pratiques de gestion de l'information au sein de l' organisation . Lorsque la mise en œuvre d'un système de gestion de documents , ces lignes directrices peuvent dicter les types de mesures de sécurité nécessaires au sein d'un système de gestion de document. Les mesures de sécurité peuvent aussi inclure des protocoles d'identification des utilisateurs qui permettent le contrôle des sociétés et de suivre la façon dont l'information est accessible ainsi que les autorisations d'accès des utilisateurs . Un système de gestion de documents avec les protocoles de sécurité , il est plus facile pour les entreprises de procéder à des vérifications périodiques telles que celles requises des organismes de soins de santé.
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