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La spécification d’achat est un document qui décrit les exigences détaillées relatives aux biens ou services à acquérir. Il sert de guide aux fournisseurs ou aux vendeurs dans la formulation de leurs propositions et fournit une référence par rapport à laquelle leurs offres peuvent être évaluées. Voici quelques éléments typiques d’un cahier des charges d’achat :
1. Description du produit ou du service : Fournit une description claire et détaillée du produit ou du service acheté. Cela peut inclure des spécifications telles que la quantité, la qualité, la qualité, la conception, les caractéristiques techniques, les exigences de performance, les normes de sécurité, les conditions de livraison, etc.
2. Critères techniques : Décrit les spécifications techniques et les exigences fonctionnelles auxquelles le produit ou le service doit répondre. Ces critères sont essentiels pour garantir la compatibilité, la performance et l’efficacité du marché.
3. Mesures de contrôle de qualité : Spécifie les procédures et les normes permettant de maintenir la qualité des produits ou des services. Il peut inclure des détails sur l’approvisionnement en matières premières, les processus de fabrication, les contrôles d’assurance qualité, les tests et la documentation.
4. Critères de durabilité : Comprend des exigences liées aux considérations environnementales, à l’approvisionnement éthique et aux normes de travail. Les critères de durabilité garantissent que l'approvisionnement est conforme à l'engagement de l'organisation envers des pratiques durables.
5. Exigences de conformité : Répertorie toutes les lois, réglementations et normes industrielles pertinentes auxquelles le produit ou le service doit se conformer. Cela peut inclure le respect des réglementations en matière de sûreté, de sécurité, de confidentialité, de protection des données et de commerce international.
6. Conditions d'emballage et de livraison : Spécifie les exigences en matière d'emballage, de manutention, d'étiquetage, d'expédition et de livraison des biens ou des services. Cette section assure le transport et la protection appropriés des articles achetés.
7. Conditions de paiement : Décrit le mode de paiement, la devise, les remises et les conditions de crédit, le cas échéant. Il comprend des informations sur le moment et la manière dont les paiements seront effectués au fournisseur.
8. Procédures d'inspection et d'acceptation : Fournit des détails sur les procédures d’inspection et d’acceptation des biens ou services livrés. Cela implique généralement une vérification par rapport aux spécifications d'achat, des tests de produits et un examen de la documentation.
9. Garanties et garanties : Comprend des détails sur la période de garantie ou la garantie offerte par le fournisseur. Il précise les termes et conditions de remplacement, de réparation ou d'entretien du produit ou du service pendant la période de garantie.
10. Droits de propriété intellectuelle : Clarifie la propriété des droits de propriété intellectuelle, y compris les brevets, les modèles, les marques, les droits d'auteur et les données générées au cours du processus d'approvisionnement.
En fournissant des détails et des exigences complets, les spécifications d'achat aident à rationaliser le processus d'approvisionnement, à garantir la cohérence de la qualité des biens ou des services, à atténuer les risques potentiels et à garantir un bon rapport qualité-prix pour l'organisation.
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