Comment définir le système comptable de l’institution ?

*1. Établir l'objectif et la portée du système comptable : *.

Définir clairement les objectifs financiers de l'institution et les utilisateurs qui s'appuieront sur l'information comptable. Déterminer les besoins et exigences spécifiques des opérations financières de l'institut.

*2. Identifier et catégoriser les transactions financières : *.

Énumérez toutes les différentes activités financières qui auront lieu au sein de l’institution. Classez ces transactions en sources de revenus, dépenses, actifs, passifs et actions.

*3. Concevoir un plan comptable : *

Créez un plan comptable pour représenter avec précision les différentes classifications des revenus et des dépenses. Le plan comptable doit inclure des codes de compte généraux et spécifiques pour faciliter le suivi et la création de rapports.

*4. Sélectionnez un logiciel de comptabilité : *.

Choisissez un logiciel de comptabilité adapté à la taille et aux opérations de l'institut. Il peut s'agir d'un logiciel basé sur le cloud ou sur site. Assurez-vous que le logiciel est conforme aux réglementations en vigueur et fournit les capacités de reporting nécessaires.

*5. Configurer le grand livre : *

Dans le logiciel de comptabilité, établir le grand livre général et les grands livres auxiliaires selon les besoins. Remplissez le grand livre avec les soldes d'ouverture et assurez-vous qu'ils correspondent aux dossiers financiers de l'institution.

*6. Configurer l'accès utilisateur et les autorisations : *

Déterminez les rôles des utilisateurs et attribuez des autorisations dans le logiciel de comptabilité. Cela garantira que seules les personnes autorisées ont accès à des informations financières spécifiques.

*7. Intégration à d'autres systèmes : *

Si l'institut utilise d'autres systèmes pour des tâches telles que la gestion de la paie, des stocks ou des subventions, assurez-vous que le logiciel de comptabilité peut s'intégrer à ces systèmes pour rationaliser le transfert de données et réduire les erreurs.

*8. Établir des politiques et procédures comptables : *

Créez un ensemble complet de politiques et de procédures comptables qui détaillent la manière dont les transactions financières doivent être enregistrées, déclarées et examinées. Cela permet de maintenir la cohérence et la transparence.

*9. Former le personnel : *

Fournir une formation appropriée au personnel sur la façon d'utiliser le système comptable, en particulier aux responsables de la saisie des données et des rapports financiers.

*10. Tenir et examiner régulièrement les dossiers : *

Mettre à jour en permanence les registres comptables avec les nouvelles transactions financières et vérifier régulièrement l'exactitude des données. Effectuer des rapprochements réguliers et des contrôles internes pour garantir l’intégrité du système.

*11. Effectuer des rapports financiers : *

Générer des rapports financiers conformément aux exigences de l'institution et aux obligations réglementaires. Cela peut inclure des comptes de résultat, des bilans, des états de flux de trésorerie et des rapports budgétaires par rapport aux rapports réels.

*12. Surveiller et contrôler les budgets :

Établissez un budget dans le système comptable et surveillez régulièrement les dépenses réelles par rapport aux montants budgétisés. Cela aide à la gestion des coûts et à la prise de décision.

*13. Audit et conformité : *

Veiller à ce que le système comptable soit conforme aux réglementations, lois et normes comptables en vigueur. Effectuer régulièrement des audits internes ou engager des auditeurs externes pour évaluer l’exactitude et la fiabilité des dossiers financiers.

*14. Amélioration continue : *

Examiner et évaluer périodiquement le système comptable pour identifier les domaines à améliorer. Restez à jour avec les meilleures pratiques comptables et les avancées du secteur.

*15. Sauvegarde et sécurité des données : *

Mettez en œuvre des mesures robustes de sauvegarde des données et de sécurité pour protéger les informations financières sensibles. Mettez régulièrement à jour les versions des logiciels pour atténuer les vulnérabilités.