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Les spécifications d'un logiciel de système de gestion des ressources humaines (SGRH) peuvent être étendues et varier considérablement en fonction de la taille et des besoins de l'organisation. Cependant, nous pouvons décrire les principales exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, classées par souci de clarté :
Je. Exigences fonctionnelles (ce que le système doit *faire*) :
* Gestion des employés :
* Intégration : Gestion des nouvelles recrues, y compris le suivi des candidatures, les lettres d'offre, l'intégration de la vérification des antécédents et les documents d'intégration automatisés.
* Informations personnelles : Stockage et gestion sécurisés des données personnelles des employés (adresse, coordonnées, contacts d'urgence, etc.), dans le respect des réglementations en vigueur sur la confidentialité des données (RGPD, CCPA, etc.).
* Données sur l'emploi : Suivi des antécédents professionnels, des titres de poste, des informations sur les salaires, des évaluations de performances, des promotions et des licenciements.
* Portail libre-service : Accès des employés aux informations personnelles, aux fiches de paie, à l'inscription aux avantages sociaux, aux demandes de congés et au matériel de formation.
* Organigramme : Représentation visuelle de la structure organisationnelle.
* Annuaire des employés : Annuaire consultable des employés avec leurs coordonnées.
* Recrutement et gestion des talents :
* Système de suivi des candidats (ATS) : Publication d'offres d'emploi, gestion des candidatures, sélection des candidats, planification des entretiens et gestion des offres.
* Acquisition de talents : Rechercher des candidats, gérer les campagnes de recrutement et suivre les indicateurs clés (délai d'embauche, coût par embauche).
* Gestion des performances : Évaluations des performances, définition d'objectifs, mécanismes de rétroaction et évaluations des performances.
* Planification de la relève : Identifier et développer des employés à haut potentiel pour de futurs rôles de direction.
* Formation et développement : Gestion des programmes de formation, inscription des employés, suivi de leur achèvement et évaluation.
* Paie et rémunération :
* Traitement de la paie : Intégration avec les fournisseurs de paie ou capacité de traiter la paie en interne.
* Gestion de la rémunération : Administration des salaires, calculs des primes et administration des avantages sociaux.
* Calculs des taxes : Calcul précis des charges sociales et des retenues.
* Rapports et analyses : Génération de rapports et de synthèses de paie.
* Temps et présence :
* Suivi du temps : Méthodes permettant aux employés d'enregistrer leurs heures de travail (par exemple, pointeuse, feuilles de temps).
* Gestion des présences : Suivi de la présence, des absences et des retards des employés.
* Calcul des heures supplémentaires : Calcul précis des heures supplémentaires et de la rémunération.
* Gestion des congés : Demander, approuver et suivre les congés des employés (vacances, congés de maladie, etc.).
* Administration des avantages :
* Inscription aux avantages : Gérer l'inscription des employés aux programmes d'avantages sociaux (assurance maladie, régimes de retraite, etc.).
* Déductions des avantages : Calcul précis et déduction des coûts des avantages sociaux de la paie.
* Inscription ouverte : Prise en charge des périodes d'inscription ouvertes.
* Rapports et analyses :
* Rapports personnalisables : Possibilité de générer des rapports personnalisés basés sur divers points de données.
* Visualisation des données : Présentation des données sous forme de tableaux et de graphiques.
* Indicateurs clés de performance (KPI) : Suivi des indicateurs RH clés (par exemple, taux de roulement, satisfaction des employés).
* Sécurité et contrôle d'accès :
* Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) : Restreindre l'accès aux données sensibles en fonction des rôles des utilisateurs.
* Cryptage des données : Cryptage des données sensibles des employés.
* Audit : Suivi de l'activité des utilisateurs et des modifications apportées aux données.
* Conformité : Respect des réglementations pertinentes en matière de confidentialité et de sécurité des données.
II. Exigences non fonctionnelles (comment le système devrait *être*) :
* Convivialité : Le système doit être facile à utiliser et à naviguer.
* Performances : Le système doit être réactif et efficace.
* Évolutivité : Le système devrait être capable de gérer des quantités croissantes de données et d'utilisateurs.
* Fiabilité : Le système doit être fiable et disponible en cas de besoin.
* Sécurité : Le système doit être sécurisé et protéger les données sensibles des employés.
* Maintenabilité : Le système doit être facile à entretenir et à mettre à jour.
* Portabilité : Le système doit être accessible sur divers appareils et plateformes (Web, mobile).
* Intégration : Le système doit s'intégrer à d'autres systèmes et applications RH (par exemple, paie, prestataires d'avantages sociaux).
* Accessibilité : Le système doit être accessible aux utilisateurs handicapés (conformité ADA).
III. Exigences techniques :
* Pile technologique : Spécification des langages de programmation, des bases de données, des frameworks et des plates-formes à utiliser.
* Environnement de déploiement : Basé sur le cloud, sur site ou hybride.
* Intégrations API : API spécifiques requises pour l'intégration avec d'autres systèmes.
* Conception de base de données : Détails sur le schéma de base de données et le modèle de données.
Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive et les exigences spécifiques varieront en fonction des besoins et du contexte uniques de l'organisation. Un processus approfondi de collecte des exigences est essentiel avant de développer ou de sélectionner un SGRH. Ce processus doit impliquer les parties prenantes de toute l'organisation pour garantir que le système répond aux besoins de tous les utilisateurs.
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