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Compresser un fichier QuickBooks va augmenter la vitesse du programme. La compression permettra d'éliminer l'espace occupé par les transactions supprimés et permettra de réduire l'espace occupé par les détails inutiles de transactions qui ont déjà été achevés. Dans les versions de QuickBooks antérieures à 2005 , ce processus a été appelé le " Condenser & Archive »; dans les versions ultérieures il a été changé pour « nettoyer les données de l'entreprise . " Il ya une procédure à suivre pour achever ce processus que si elle n'est pas suivie peut conduire à corrompre le fichier QuickBooks. Instructions
1 créer une sauvegarde du fichier de l'entreprise avant de commencer ce processus. Vous faites cela en cliquant sur le bouton "Fichier" dans la barre de menu du haut . Choisissez l'option "Enregistrer /Backup File" et vous serez invité à choisir l'emplacement où vous souhaitez que la sauvegarde sauvé.
2 enregistrer la sauvegarde dans un endroit sûr . Choisissez soit un disque dur externe , une clé USB ou un CD . Cela permettra d'éviter un fichier corrompu d'être enregistré sur le disque dur principal . Dans le même temps, vous êtes invité à indiquer l' emplacement de sauvegarde pour vous aurez également la possibilité de renommer le fichier.
3 Renommez le fichier pour indiquer que la sauvegarde est avant à une compression . Gardez cela dans un endroit sûr au cas où le fichier compressé est corrompu ou si vous devez examiner les détails des transactions qui seront supprimés au cours du processus de compression.
4 commencer le processus de compression. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Fichier" situé dans la barre de menu du haut . Trouvez le bouton " Utilitaires" et cliquez dessus. Cela fera apparaître un menu sur la droite où vous verrez le " nettoyer les données de l'entreprise . " Cliquez sur cette option et laissez l'assistant vous guider à travers le processus.
5 Choisir la méthode à utiliser pour « nettoyer les données de l'entreprise . " Il y aura deux options présentées sur la première fenêtre de pop up. La première consiste à supprimer les transactions réalisées à une date spécifique. C'est l'option choisie pour " fermer " un an . La seconde consiste à éliminer toutes les transactions réalisées indépendamment de la date . Étant donné que les détails de ces transactions ne sont pas nécessaires au fonctionnement au jour le jour de QuickBooks, ces opérations sont " compressés " dans les totaux seulement .
6 Sélectionner des critères supplémentaires pour éliminer les transactions. La fenêtre suivante vous donnera la possibilité d'inclure d'autres transactions à compresser. Ces options comprennent la banque de compensation et les transactions de cartes de crédit , les transactions marquées " à imprimer, " factures et des devis marqués " A envoyer ", et enfin transactions contenant non facturés ou frais non remboursés . Choisissez celles qui s'appliquent à votre entreprise et cliquez sur "Suivant".
7 Compresser les éléments de liste inutilisés . Ceci élimine les éléments pour lesquels il n'existe pas de transactions , y compris les factures ou devis . Ces éléments de la liste non utilisés comprennent les comptes, clients, fournisseurs , autres noms , articles facture, et les "faire" notes remplis. Lorsque vous avez terminé de choisir ces cliquez sur " Suivant". C'est la dernière fenêtre avant d'atteindre le bouton "Commencer de nettoyage " .
8 Cliquez sur " Commencer le nettoyage . " Ce processus peut prendre quelques minutes ou heures pour terminer, et il vous sera impossible de travailler dans QuickBooks jusqu'à ce que le travail est fait. A peu de choses à retenir: d'abord, si votre fichier de compagnie QuickBooks est sur un réseau , commencent ce processus sur l'ordinateur principal ou un serveur après avoir éteint tous les autres ordinateurs du réseau. Vous ne pouvez pas terminer ce à partir d'un ordinateur sur un réseau secondaire . Deuxièmement, c'est un travail qui idéalement ne devrait être fait une fois par an , pour la fermeture de fin d'année . Troisièmement, si cela devenait nécessaire pour trouver les détails des transactions de l'année précédente n'oubliez pas que vous avez cette sauvegarde.
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