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Les documents sources sont des documents originaux qui fournissent la preuve d'une transaction commerciale. Ils sont cruciaux à des fins de comptabilité et d’audit car ils fournissent les données brutes pour les états financiers. Voici quelques exemples, classés pour plus de clarté :
Ventes et revenus :
* Factures de vente : Factures envoyées aux clients pour des biens ou des services rendus.
* Reçus de caisse : Registres des ventes au comptant.
* Relevés de carte de crédit : Preuve des transactions par carte de crédit.
* Reçus de livraison : Preuve que les marchandises ont été livrées au client.
* Commandes clients : Demande formelle du client pour des biens ou des services.
* Données du système de point de vente (POS) : Enregistrements électroniques des transactions d'un système POS.
* Enregistrements des transactions de commerce électronique : Données de ventes en ligne provenant de plateformes comme Shopify ou Amazon.
Achats et dépenses :
* Bons de commande : Demandes formelles aux fournisseurs pour des biens ou des services.
* Factures fournisseurs : Factures reçues des fournisseurs pour des biens ou des services.
* Réception de rapports : Documentation vérifiant la réception des marchandises auprès des fournisseurs.
* Notes de frais : Registres des dépenses des employés.
* Relevés bancaires : Enregistrements des transactions bancaires.
* Relevés de carte de crédit : Enregistrements des transactions par carte de crédit.
* Documents de paie : Documents liés à la rémunération des employés (feuilles de temps, registre de paie).
* Factures de services publics : Factures d'électricité, de gaz, d'eau, etc.
* Quittances de loyer : Preuve de paiement du loyer.
* Reçus de voyage : Documentation pour les dépenses liées au voyage.
Autre :
* Contrats : Accords entre parties.
* Procès-verbaux des réunions : Comptes rendus des décisions prises lors des réunions.
* Contrats de prêt : Documentation des prêts contractés.
* Polices d'assurance : Preuve de couverture d’assurance.
* Actes de propriété : Documents juridiques prouvant la propriété d'un bien.
* Candidatures et CV : Utilisé à des fins de paie et de ressources humaines.
* Feuilles de temps : Registre des heures de travail des employés.
* Feuilles d'inventaire : Inventaire physique des stocks.
Les documents sources spécifiques utilisés varient en fonction de la nature de l'entreprise et du type de transactions qu'elle entreprend. L’essentiel est qu’il s’agisse d’enregistrements originaux, créés au moment de la transaction, fournissant une preuve vérifiable de l’activité. Les copies des documents sources ne sont généralement pas considérées comme des documents sources en elles-mêmes.
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